При запуске программы Excel новая книга создается автоматически. Однако, возможно, создать новую книгу вам понадобится в процессе работы. Excel может работать с несколькими документами одновременно.

Чтобы создать новую книгу, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Создать. Появится диалоговое окно Создание книги (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Диалоговое окно Создание книги

Если вы хотите создать пустую книгу, выберите категорию Пустые и последние в области Шаблоны, а затем дважды щелкните кнопкой мыши на образце Новая книга в основной части диалогового окна. Диалоговое окно при этом будет закрыто, а новая книга создана.

Чтобы быстро создать пустую книгу, можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+N, при этом диалоговое окно Создание книги не появляется.

Программа Excel предлагает множество готовых шаблонов оформления документа. Вы можете выбрать готовый шаблон, а затем просто подставить в ячейки свои данные. С помощью шаблонов быстро подготавливают, например, такие документы, как бланки, ведомости, календари, отчеты, счета и т. д.

Чтобы создать документ на основе шаблона, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Создать. Появится диалоговое окно Создание книги.

Чтобы просмотреть шаблоны, установленные с программой Excel, необходимо щелкнуть кнопкой мыши на категории Установленные шаблоны в области Шаблоны (в левой части диалогового окна). При этом в центральной части диалогового окна отобразятся миниатюры доступных шаблонов.

Щелкнув кнопкой мыши на любой миниатюре, вы увидите увеличенное изображение шаблона в правой части диалогового окна (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Выбор шаблона

Итак, чтобы создать документ на основе шаблона, нужно найти подходящий шаблон и дважды щелкнуть кнопкой мыши на его миниатюре в диалоговом окне.

Если у вас имеется доступ в Интернет, вы можете воспользоваться расширенным набором шаблонов. Категории дополнительных шаблонов находятся в группе Microsoft Office Online (Microsoft Office в сети). Как только вы щелкнете кнопкой мыши на определенной категории, произойдет загрузка шаблонов данной категории с сервера Microsoft, и через некоторое время (необходимое для загрузки шаблонов) их миниатюры появятся в диалоговом окне Создание книги. Кроме того, вместо миниатюр шаблонов в диалоговом окне могут появиться ссылки на группы шаблонов. Например, если выбрать категорию Календари, в диалоговом окне появятся ссылки Календари на 2008 г., Календари на 2007 г., Календари на 2006 г., Календари на учебный год и т. д., то есть вам предлагается выбрать категорию календарей.

После выбора категории в диалоговом окне появляются миниатюры шаблонов (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Шаблоны с сервера Microsoft

При попытке загрузки шаблонов автоматически запускается проверка подлинности программы Excel и всего пакета Office в целом. Если на вашем компьютере установлена нелицензионная версия программы, вы получите соответствующее сообщение и в загрузке шаблона вам будет отказано. Иными словами, пользоваться «подарками» от Microsoft (а шаблонов на сайте Microsoft действительно много, и они очень красочные) могут только пользователи легального программного обеспечения.

После работы с документом его следует сохранить на жестком диске или ином носителе.

Чтобы сохранить документ, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 1.17) выберите папку, в которую будет сохранена книга, а затем в поле Имя файла введите имя документа.

Рис. 1.17. Диалоговое окно Сохранение документа

Далее следует выполнить один важный шаг. Если в дальнейшем вы будете работать с данным документом только в программе Excel версии 2007, то в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel. Файл будет сохранен с расширением XLSX.

Если данный документ вы планируете открывать и в более ранних версиях Excel, в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel 97-2003. При этом файл будет сохранен с расширением XLS. При этом следует учитывать, что некоторые функции, недоступные в предыдущих версиях программы, будут преобразованы в совместимый формат, но станут недоступными для редактирования. В частности, объекты SmartArt будут преобразованы в обычную растровую графику, то есть вы не сможете изменить стиль этих объектов, надписи и т. д. Однако все формулы, функции и вычисления будут сохранены корректно.