Мы всегда загружены массой дел. Нам катастрофически не хватает времени даже на то, чтобы выделить самое важное из них. Поможет ли система GTD не стать заложником «рутины» и хаоса? Это элементарно, говорю я.

Рассматривая накопившиеся дела, вы просто уточняете для себя, что является наиболее важным в данный момент. Единственное условие – вы должны быть полны творческой энергии, воодушевлены и обладать должным уровнем интеллекта, чтобы распознавать ситуацию на глубоком уровне и устранять препятствия, мешающие полному самовыражению. Кроме того, вам потребуются инструменты, которые помогут понимать, формулировать, формировать и выражать свои способности и возможности в этом мире максимально полно. Система GTD хороша тем, что никому не навязывает свои цели. Она лишь предоставляет возможность вернуть самым простым и эффективным способом контроль над ситуацией.

Система GTD обладает определенным уровнем сложности, что немаловажно в той или иной конкретной ситуации, в которой вы получаете, по сути, дорожную карту, открывающую перспективы. Прошу вас помнить, что GTD – это не столько система, сколько системный подход.

Любая система обладает ограниченным жизненным циклом. Ведь форма всегда определяется содержанием, то есть представление о желаемых результатах будет непрерывно меняться в качественном и количественном отношении. Поэтому системы, обеспечивающие их достижение, должны соответственно разрушаться и выстраиваться заново. Подход, при условии, что он верен, будет постоянно адаптироваться и видоизменяться в соответствии с текущим моментом. Модель GTD как раз и обеспечивает возможность одинакового подхода ко всему, с чем вы можете столкнуться в жизни. Для нее все одновременно важно, но в то же время несущественно. Как у вас с выполнением своего предназначения? Отлично. Вам нужно покормить кошку? Замечательно. Если эти вопросы актуальны для вас, значит, именно здесь надо искать ваш золотой песок, который обязательно будет извлечен и тщательно отмыт. Если эти вопросы не тревожат ваше сердце, не тратьте впустую энергию, размышляя о них.

Я бы сказал, что система GTD деликатна. Она часто применяется в очень щекотливых ситуациях. Трудноразрешимые вопросы, запутанные проблемы, вызывающие самые болезненные эмоции, лишают нас покоя и сна, оккупируют все внимание. В таких случаях система GTD превращается в подобие якоря, который позволяет критически оценивать проблемы и «заземлять» тревожащие мысли для более точного понимания сути проблем. Если, например, вы достаточно смелы, чтобы собрать в папке или лотке для входящей информации материалы по проблеме «Папа и хоспис», значит, вы уже достаточно зрелы, чтобы ставить перед собой настолько сложные цели, и достаточно решительны, чтобы разработать план действий, который в итоге приведет вас к их достижению.

Специально для тех, кто еще незнаком с системой GTD, я хотел бы вкратце повторить некоторые ее ключевые принципы.

Прежде всего GTD – это тонко подстраиваемая система, основанная на здравом смысле и логике. С ее помощью, имея полный, упорядоченный список регулярно отслеживаемых и контролируемых дел, вы сможете сосредоточиться на своем внешнем и внутреннем мире под оптимальным углом зрения, что поможет сделать правильный выбор в данный момент. Система GTD представляет собой легкий, поэтапный и эффективный метод достижения высокой продуктивности без стресса. Среди ее основных возможностей:

 фиксация всей информации, которая вызывает ваш интерес;

 постановка целей и разработка планов мероприятий по всем значимым для вас вопросам;

 ранжирование напоминаний и важной информации по соответствующим категориям, которые отвечают вашим приоритетам и потребностям;

 систематический контроль состояния дел по шести горизонтам стоящих перед вами задач (предназначение, видение, цели, зоны фокусирования, проекты и планы мероприятий).

Планомерное следование методикам системы GTD вселяет в человека уверенность в своих силах, позволяет снизить перегрузки и высвободить мощный поток творческой энергии. С ее помощью можно избавиться от всевозможных ограничений и научиться гибко управлять любыми деталями и нюансами своей жизни Система позволяет строго придерживаться основных принципов продуктивности, при этом обеспечивая вас огромной свободой в выборе способов. Единственный правильный путь, согласно концепции GTD, – привести свои дела в порядок и добиться поставленных целей, затратив на это минимум внимания и энергии. Опыт наставничества тысяч людей, в ходе которого нами отрабатывались наиболее передовые технологии организации труда, помог мне отшлифовать систему GTD.

Система GTD по сути представляет собой простую компиляцию трех моделей. По большей части я их обнаружил и проверил в процессе ежедневного общения с людьми, нуждавшимися в уточнении своих жизненных ситуаций и выборе направления дальнейших действий.

Выношу на ваш суд краткое описание этих трех моделей. Чуть позже в этой книге я подробно разъясню, как они работают и как работать с ними.

Модель управления рабочим процессом состоит из пяти этапов [2] :

 сбор/выявление;

 сортировка;

 упорядочение;

 обзор состояния дел;

 исполнение.

В сущности это методика, разработанная как самый эффективный способ сбора/выявления, анализа, упорядочения и управления списками «рутины». То есть того, что мы должны систематизировать и победить. Эта методика подразумевает тщательное фиксирование всего необработанного входящего материала, принятие соответствующих решений по каждой позиции, упорядочение полученных результатов по категориям, оценку всей системы в целом и отдельных ее частей, а также выбор правильного варианта действий. Этот компонент, отражающий «горизонтальную» часть методов самоорганизации, в наибольшей степени связан с системой GTD. Он является наиболее простым прикладным средством, способным немедленно повысить продуктивность.

Планирование и управление проектами, как правило, подразумеваются моделью рабочего процесса, но не рассматриваются в качестве самостоятельных целей. Сортировка собираемой информации (в электронной почте, в лотке для входящей информации или в протоколах совещаний) обязательно сопряжена, с одной стороны, с вычленением и инициированием проектов по мере появления соответствующих идей, а с другой – с разработкой плана мероприятий по реализации этих проектов.