Название должности. Позиция должна звучать так же, как и на внешнем рынке труда. Иногда заказчик использует название, использующееся внутри компании, – в итоге, суть роли непонятна внешним кандидатам и они не откликаются. У меня был заказчик, который придумал новую позицию, сочетающую в себе организацию банкетов и кейтеринга, продажи и SMM, и назвал ее «Руководитель отдела кейтеринга». Те, кто откликались, понимали, что описание роли не соответствует названию. В результате мы предложили найти сотрудника на этот функционал внутри компании, потому что на внешнем рынке кандидатов, сочетающих в себе настолько разные функции, просто не было.

Организационная структура. Нужно понять, кого мы ищем и кому этот человек будет подчиняться. Особенно это важно для новых позиций: и рекрутер, и кандидаты должны понимать, к какой ячейке бизнес-процесса относится роль, и видеть общую картину и масштаб.

История возникновения вакансии. Новая это вакансия или замена? Во время собеседований, кандидаты, скорее всего, зададут этот вопрос. Вы должны знать, что произошло с предыдущим сотрудником, если речь идет о замене, и почему вакансия появилась, если это новая позиция.

Обязанности. Чем детальнее прописаны обязанности, вплоть до описания рабочего дня, тем быстрее вы найдете подходящего сотрудника. Если ищете официанта, подробно пропишите его день: «По чек-листу в 9:30 утра официант приходит на работу, переодевается, готовит все необходимое, протирает столы, готовит салфетки» и т. д.

Требования для идеального кандидата. Попросите заказчика описать требования для будущего сотрудника: «Давайте представим, что кандидат – это вы».

Стоп-факторы. Каких кандидатов не рассматриваем категорически. Если ищем кандидата для стартапа, то вряд ли стоит рассматривать человека из крупной сетевой компании. В стартапах ценится гибкое мышление, умение создавать идеи, энергия, а люди из крупных компаний обычно работают по стандартам и прописанным функциональным обязанностям.

Приоритетность. Какие кандидаты будут интересны в первую очередь, а какие неинтересны вообще?

Возможности для самореализации кандидата. Необходимо понимать (опираясь на опыт, образование, город кандидата), какие возможности для самореализации предлагает вакансия: карьерный рост, финансовую мотивацию, мотивацию личностного развития, командировки, и т. д.

Условия. Вилка заработной платы, рабочее место, график работы, бонусы и дополнительные преимущества.

Процесс отбора. Описание этапов отбора и их количество, определение лиц, принимающих финальное решение.

Пример заявки на сотрудника (для внутреннего пользования)

Определим роли в рекрутинговом процессе

Кандидат. Рекрутер обязан информировать кандидата обо всех изменениях и обновлениях и предоставлять актуальную обратную связь в течение всего рекрутингового процесса. Если вакансия сложная, с многоступенчатым отбором, растянутым во времени, кандидат должен понимать, в какой точке он находится в каждый момент, и знать сроки следующих шагов. Особенно важно сообщать кандидатам о том, что они не прошли на следующий этап отбора и не подходят для рассматриваемой позиции, даже если речь идет о линейной позиции, – это просто хороший тон и показатель профессионализма рекрутера. Отсутствие обратной связи или ее нерегулярность ставит под вопрос профессиональную репутацию как самого рекрутера, так и компании – вряд ли в будущем кандидат захочет иметь с ними дело.

Тот, кто дает заявку. Как правило, это главное контактное лицо для рекрутера. Рекрутер должен не реже одного раза в неделю информировать его о ходе работы над вакансией: о потоке кандидатов, о сложностях в период обработки вакансии. Когда вакансия срочная, связываться с заказчиком нужно чаще: например, сообщать по телефону о результатах работы раз в день. Если стало понятно, что поиск по первичным критериям невозможен, то необходимо связаться с заказчиком для пересмотра зарплаты или требований. Тот, кто принимает промежуточные и финальные решения относительно найма кандидата. Чаще всего человек, который дает заявку, только посредник и не принимает решение. Всегда сразу уточняйте имена и должности тех, за кем будет финальное слово, а также возможные каналы коммуникации с ними. На практике этим человеком может быть кто угодно: партнер, операционный директор, ассистент или жена.

Интервьюер. На разных этапах отбора роль интервьюера могут выполнять разные сотрудники: рекрутер, как правило, проводит только первое собеседование, а за дальнейшие этапы могут отвечать главы отделов, HR-менеджеры, директор компании, собственники и т. д. Даже если собеседование проводит не рекрутер, его задача – скоординировать детальную обратную связь между интервьюером и соискателем.

Серый кардинал. По опыту могу сказать, что в 90 % случаев подбора сотрудников есть некий серый кардинал, т. е. человек внутри компании, а иногда и извне (партнеры, друзья, родственники или даже влиятельные медиаперсоны), которые, официально никак не относясь к процессу, имеют вес при принятии решений. Серых кардиналов важно определить с самого начала: они могут как помогать процессу отбора, так и вредить. У нас был случай, когда крупная ресторанная сеть заказала кандидата и собственник бизнеса дал четкое ТЗ. Под него был подобран соответствующий кандидат. На финальной встрече, когда владелец бизнеса был готов подписать джоб-оффер, появился серый кардинал в лице его жены, которая сказала, что этот кандидат не подходит, – предложение о работе так и не было подписано.