Шрифт:
Формы называют окнами базы данных, которые используются для просмотра, ввода и редактирования данных, организации пользовательского интерфейса. Они могут содержать кнопки для выполнения различных команд.
Модули и макросы расширяют функциональные возможности Access и позволяют автоматизировать некоторые специфические процессы обработки информации, диктуемые предметной областью.
Макросы – это программы, составленные из макрокоманд. Набор макрокоманд Access представляет собой упрощенный язык программирования и содержит несколько десятков команд. Каждая макрокоманда задает определенное действие над каким-либо объектом базы данных. Макросы чаще всего запускаются при наступлении определенных событий. Например, когда открываемый отчет пустой.
Модули (модули VBA), как и макросы, являются программами. Они пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это язык программирования более низкого уровня, чем язык макрокоманд.
Запуск системы и существующей базы данных
Чтобы запустить Access, нужно выполнить следующие действия.
1. Щелкнуть по кнопке Пуск на панели задач Windows.
2. Указать Все программы.
3. Выбрать Microsoft Office, а затем Microsoft Access.
Откроется страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. В ней показано, с чего можно начать работу в Access. Например, можно открыть одну из недавно использованных баз данных, создать новую базу данных с помощью шаблона или создать новую пустую базу данных.
Если запуск Access осуществлен, открыть существующую базу данных можно с помощью кнопки Microsoft Office, расположенной в верхнем левом углу страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Это можно сделать так.
1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office. Откроется окно, в котором выбрать пункт Открыть.
2. В диалоговом окне Открытии документа найти ACCDB-файл базы данных и нажать кнопку Открыть.
Можно запустить Access и открыть существующую базу данных одновременно, дважды щелкнув на значке ACCDB-файла этой базы данных. Открытие существующей или новой пустой базы данных сопровождается отображением на экране главного окна Access, в котором располагаются основные элементы интерфейса.
Элементы интерфейса
В главном окне Access располагаются следующие инструменты:
• кнопка Microsoft Office в левом верхнем углу окна. Включает пункты Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Управление, Электронная почта, Опубликовать, Закрыть базу данных. Кроме того, здесь находится кнопка Параметры Access для настройки параметров запуска базы данных и вида главного окна Access;
• панель быстрого доступа (верхняя строка окна слева). Содержит наиболее часто используемые операции. Данную панель можно настроить, щелкнув стрелку в правой ее части;
• кнопки Свернуть, Свернуть в окно, Закрыть (верхняя строка окна справа). Позволяют приостановить работу с базой данных (путем сворачивания главного окна Access) или завершить работу с ней (путем закрытия главного окна Access);
• лента Office Fluent (верхняя часть главного окна). Служит основным командным интерфейсом Access. Имеет вкладки команд: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Каждая вкладка разбита на группы связанных команд. Скрыть и восстановить ленту можно двойным щелчком по активной вкладке команд;
• панель сообщений системы безопасности (сразу под лентой);
• область переходов (левая часть окна). Здесь отображаются имена объектов базы данных. Всякий объект, находящийся в области переходов, может быть открыт двойным щелчком или через команду Открыть контекстного меню. Область переходов можно скрыть и потом вновь отобразить с помощью клавиши F11 или кнопки Открыть/закрыть границу области переходов;
• область данных (центральная часть окна). Служит пространством для работы с объектами базы данных. Здесь объекты создаются, изменяются и отображаются. Допускается одновременно работать с несколькими открытыми объектами. Для перехода от одного открытого объекта к другому служат вкладки документов. Вкладки документов можно скрыть, используя кнопку Параметры Access;
• строка состояния. Предназначена для вывода сообщений о состоянии хода работы с базой данных. Строку состояний можно скрыть через кнопку Параметры Access.
Существует также мини-панель инструментов. Она появляется при выделении текста для форматирования. Ее можно использовать для изменения шрифта, цвета, размера и других простейших операций форматирования. При удалении курсора от выделенного текста мини-панель постепенно исчезает. При работе с базой данных всегда можно получить справку, нажав клавишу F1 или щелкнув знак вопроса с правой стороны ленты. Для разных типов объектов базы данных Access предоставляет контекстные меню с набором основных команд. Контекстное меню вызывается щелчком правой кнопки мыши по объекту (в области переходов или в области данных).
Создание пустой базы данных
Чтобы создать новую базу данных, необходимо выполнить действия.
1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выбрать команду Новая база данных. Откроется раздел Новая база данных.
2. В разделе Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла создаваемой базы данных без указания расширения. Расширение ACCDB будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить ACCDB-файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажать кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейти к нужной папке и нажать кнопку Ok.
3. Щелкнуть кнопку Создать.
СУБД Access построит базу данных с пустой таблицей, которой будет присвоено имя Таблица1 и откроет эту таблицу. Если на этом этапе данные вводить не нужно, то нажать кнопку Закрыть, расположенную в верхней правой части тела таблицы. Область переходов будет пустой. Для дальнейшей работы по созданию базы данных целесообразно настроить область переходов следующим образом. Щелкнуть левой кнопкой мыши в верхней строке области переходов. Откроется список параметров настройки. Выбрать Все объекты и Тип объекта Теперь в области переходов будут отображаться имена всех создаваемых объектов, причем все они будут сгруппированы по типам (вначале все таблицы, потом все запросы и т.д.).