Представление системы через иллюстрацию или диаграмму может быть очень действенным, поскольку оно позволяет доносить до получателя как простые, так и сложные абстрактные и умозрительные системы.

Как же можно показать систему?

Учитывая то, что в масштабе мы можем изобразить даже и на салфетке что угодно сколь угодно необъятное, как Солнечная система, здесь важно определиться, каковы ваши цели. Вы хотите кого-то научить? Убедить в чем-то? Прийти к какому-то коллективному консенсусу и решению?

Необходимо также очертить ядро вашей коммуникационной идеи, обозначить пределы и границы предлагаемого вами. Подумайте о своей аудитории. Каким должен быть для них уровень подробности? Каковы их фоновые знания? Сколько времени они смогут вам уделить? Требуется ли для иллюстрации вашей выбранной системы рисовать предметные пиктограммы (как то здания, дата-центры, сотрудники технической поддержки и т. д.) или, чтобы выстроить ее, можно использовать всевозможные геометрические фигуры, заголовки, стрелки и элементы связей? Может, получится использовать и то и другое и создать некое сочетание?

Пока вы размышляете о самой системе, возьмите ручку и бумагу и рисуйте свои мысли. Вполне возможно, придется рисовать несколько итераций, постепенно убирая лишнюю информацию, группируя менее крупные блоки в отдельные подсистемы. Переделывайте снова и снова, пока не получите искомое.

Старайтесь сделать как можно проще и изящнее. Экономьте на количестве блоков и текста. Постарайтесь «не лепить» в попытках втиснуть слишком много текста, что-то отбрасывайте или уменьшайте размер шрифта, или и то и другое.

Постарайтесь сделать так, чтобы ваша система «радовала глаз», выглядела занимательно, чтобы адресату было интересно ее исследовать. Стоит хорошо нарисовать систему – и вы поймете, что можно обойтись значительно меньшими объемами материала и масштабами. Если раньше вам приходилось делать по 15 слайдов, чтобы предъявить свою мысль, то теперь вы убедитесь, что можно справиться гораздо лучше и обойтись всего двумя или тремя. Время, затраченное на осмысление, себя оправдало – и ваша аудитория скажет вам спасибо.

Процесс представляет собой последовательность действий, направленных на заданный результат.

В таком понимании даже приготовление чашки чая – это процесс. Он включает в себя цепочку действий, иногда линейно следующих друг за другом, иногда одновременных, которые в совокупности завершаются созданием любимого напитка. Молоко добавляется в начале или в конце? Меняем процесс.

Фаянсовая чашка с блюдцем или кружка? Снова меняется процесс. Чайный пакетик в чашку или рассыпной чай в заварочном чайнике? Вы понимаете…

Здесь особенно удачно будет использовать визуальные коммуникации, поскольку процессы часто представляют с помощью дизайнерских инструментов и потоковых диаграмм (блок-схем). Да, последовательность шагов можно записать, как в кулинарной книге, но большие сложные процессы получаются нагляднее в виде потоковых схем. Метод потоковой диаграммы позволяет показать несколько параллельных процессов, а также встроить несколько логических блоков ветвления (блоков принятия решений) и альтернативных последовательностей действий. Таким образом, потоковая диаграмма фактически представляет собой визуальную формулу или алгоритм, что в контексте программирования означает, что его можно записать как компьютерную программу.

Визуальное представление процесса есть очень точная форма коммуникации, и в большинстве случаев она способствует передаче идеи и позволяет добиться, чтобы все стороны «видели» отображенное одинаково. Правильно используя стандартные символы (как то блоки ветвления и блоки действия), можно расчертить и изложить для широкой аудитории очень сложный процесс – без потерь для восприятия (что часто происходит с комплектами сложных словесных инструкций).

Так в чем преимущества презентации с использованием процесса или потоковой диаграммы? Если по-простому, главные плюсы – понимание и усвоение.

Во многих ситуациях сложные процессы скрыты от глаз и, как результат, зачастую люди слабо себе представляют огромные усилия, которые за ними стоят. Тот стакан апельсинового сока, который вы выпили утром за завтраком, вероятно, везли через полмира, чтобы он попал к вам на стол. По пути из апельсинов был выжат сок, его пастеризовали и расфасовали, погрузили, отправили на склад, укомплектовали, купили и оплатили – и все это с помощью огромной инфраструктуры стоимостью в миллиарды фунтов стерлингов.