Корректирующее действие. Намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

 Предупреждающее действие. Намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

 Исправление дефекта. Намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

 Обновления. Изменения в формально контролируемых документах, планах проекта и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. В результате этого процесса может потребоваться внесение запроса об изменении любого компонента плана управления проектом.

В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего:

 Список операций. Описан в разделе 6.2.3.1. Список операций может быть обновлен за счет внесения в него дополнительных или измененных операций, которые необходимо выполнить для завершения работ по проекту.

 Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Могут быть добавлены новые допущения и ограничения, а статус существующих допущений и ограничений может быть обновлен или окончательно закрыт.

 Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Все извлеченные уроки, которые позволяют улучшить исполнение текущего или будущих проектов, записываются по мере их извлечения.

 Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. В рамках этого процесса могут быть установлены новые требования. Прогресс по выполнению требований также может быть обновлен.

 Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. В рамках этого процесса могут быть выявлены новые риски и обновлены существующие риски. Сведения о рисках вносятся в реестр рисков в рамках процесса управления рисками.

 Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Дополнительная информация о существующих или новых заинтересованных сторонах вносится в реестр заинтересованных сторон по мере ее поступления.

В результате этого процесса может быть обновлен любой актив процессов организации.

Управление знаниями проекта – это процесс использования существующих знаний и накопления новых знаний для достижения целей проекта и содействия организационному обучению. Ключевые выгоды данного процесса состоят в том, что ранее приобретенные знания организации используются в целях получения или улучшения результатов проекта, а знания, полученные при реализации текущего проекта, остаются доступными для обеспечения операционной деятельности организации и будущих проектов или их фаз. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–8. На рис. 4–9 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4–8. Управление знаниями проекта: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 4–9. Управление знаниями проекта: Диаграмма потоков данных

По общему правилу, знания разделяют на «явные» (т. е. знания, которые можно сразу кодировать с помощью слов, изображений и чисел) и «неявные» (т. е. знания, которые являются индивидуальными и представляют трудность для выражения, например, убеждения, специальные знания, опыт и ноу-хау). Управление знаниями связано с управлением как неявными, так и явными знаниями с двумя целями: повторное использование знаний и формирование новых знаний. Ключевыми мероприятиями, которые служат достижению этих двух целей, являются обмен знаниями и интеграция знаний (знаний, полученных из разных областей деятельности, контекстуальных знаний и знаний в области управления проектом).

Широко распространено заблуждение, что управление знаниями состоит лишь в их документальном оформлении с целью дальнейшего обмена. Другое заблуждение заключается в том, что управление знаниями состоит лишь в приобретении извлеченных уроков по окончании проекта с целью их последующего использования в будущих проектах. Таким образом можно обмениваться только кодированными явными знаниями. Однако в кодированных явных знаниях отсутствует контекст, и их можно свободно толковать по-разному, поэтому, несмотря на то, что ими можно без труда обмениваться, эти знания не всегда правильно понимают или применяют. Неявные знания имеют внутренне присущий им контекст, но их трудно кодировать. Они существуют в сознании отдельных экспертов, в социальных группах или ситуациях, и обмен ими обычно происходит в ходе разговора или взаимодействия между людьми.

С точки зрения организации, управление знаниями состоит в создании условий, обеспечивающих использование навыков, опыта и компетенций команды проекта и других заинтересованных сторон до начала, в ходе и после осуществления проекта. Поскольку знания существуют в сознании людей, а человека нельзя заставлять делиться своими знаниями (или усваивать знания других людей), наиболее важной составляющей управления знаниями является создание атмосферы доверия, в которой у людей была бы мотивация к обмену знаниями. Даже самые совершенные инструменты и методы управления знаниями не дадут результата, если люди не мотивированы к передаче своих знаний или усвоению того, что знают другие. На практике обмен знаниями осуществляется с помощью сочетания различных инструментов и методов (взаимодействий между людьми) управления знаниями, а также инструментов и методов управления информацией (когда люди кодируют часть своих явных знаний путем их документального оформления с целью создать возможность для обмена знаниями).