Правильно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных пунктов, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Самые важные мысли необходимо указывать в первом и последнем абзацах основной части. При этом каждая законченная мысль должна отделяться красной строкой или новым параграфом (то есть должна быть написана с «красной строки»).

Для начала нужно определиться с темой, адресатом и целями. Лишь ответив для себя на эти вопросы, следует начинать работу над письмом. Но перед этим стоит еще подумать о правильности выбора средства связи, не удобнее ли будет использовать что-нибудь другое. Ведь подготовка письма требует времени и усилий.

Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в любом сообщении. К обязательным элементам внутренней части письма относятся вступление, главная часть и заключение.

Вступление – важный элемент любого письменного сообщения. Вступление содержит в себе краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время.

Каким бы ни было письмо, важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

Типы речевых действий письменного делового общения

• Сообщение: сообщаем, ставим в известность, извещаем, уведомляем.

• Предложение: предлагаем.

• Просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю.

• Подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем.

• Обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем.

• Напоминание, предупреждение: напоминаем, предупреждаем.

• Отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить вашу просьбу.

• Выражение отношения: с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Правильно составленное вступление начинается с краткого заголовка и обязательно содержит тему письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель сообщения. Заголовок можно набирать полужирным шрифтом, чтобы получатель первым делом обратил внимание на эту информацию, например:

Длина самой длинной строки заголовка

• при продольном расположении – не более 12 см

• при угловом расположении – не более 7,5 см

При оформлении заголовка к письму не следует писать «касательно» или «касаемо». И если мы обратимся к толковым словарям русского языка Ожегова, Ефремова и Ушакова, то увидим следующие толкование этих слов:

• касательно – относительно кого-либо или чего-либо (устаревший разговорный предлог); причастность к чему-нибудь, отношение к кому-чему-нибудь (устаревший канцелярский предлог);

• касаемо – относительно кого-либо или чего-либо, разговорно-сниженный [19] предлог.

Всегда важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части. Любому человеку это будет приятно.

Степень вашей близости с адресатом выражается в форме обращения

В теле письма слова «господин», «госпожа», «уважаемый», «начальник отдела», «заместитель директора» всегда нужно писать в полной форме и не допускать неуместных сокращений, таких как «Ув. г-н директор!». Иначе адресат вполне справедливо может усомниться в искренности ваших слов.

Комментарий