Следует отметить, что переговоры, собственно, начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

В ходе подготовки решаются две важнейшие задачи.

• Первая – организационная (определение и согласование повестки дня, даты, времени начала переговоров, количества переговорных раундов, регламента переговоров, места проведения, состава участников и их полномочий).

• Вторая – проработка процесса переговоров.

В программе проведения переговоров должны быть подробно и четко обговорены все детали, чтобы не могло возникнуть никакой непредвиденной ситуации.

Программа освещает вопросы:

• встречи и проводы делегации;

• размещение в гостинице;

• питание, обслуживание, транспорт;

• культурная программа;

• проведение деловой части;

• состав участников переговоров;

• ответственные за проведение мероприятия.

Программа обязательно направляется приглашаемой стороне для согласования. И хотя визит партнеров – деловое мероприятие, в программе следует предусмотреть и неформальные встречи, которые проводятся обеими сторонами.

Теперь остановимся на положениях программы более подробно.

Во-первых, встречать иностранную делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации.

Во-вторых, главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.

Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета, что свидетельствует об особом внимании к ним.

Представление происходит в следующем порядке:

• глава принимающей стороны;

• супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);

• глава приглашенной стороны;

• супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);

• члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);

• члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).

Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в начале переговоров (в офисе), а не на вокзале или в аэропорту.

Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.

Если, к примеру, в состав иностранной делегации входят три человека, то у хозяев их должно быть не более пяти. Это могут быть руководитель компании, финансовый директор, коммерческий директор, переводчик и секретарь.

Если в составе приглашенной делегации есть женщина, желательно, чтобы и со стороны принимающей стороны тоже была представительница прекрасного пола.

По окончании церемонии встречи гостей сразу же, независимо от времени их прибытия, следует доставить в гостиницу.

Еще один важный организационный вопрос – проводы приглашенной делегации. Хотя церемонии встречи и прощания схожи, во избежание возможных недоразумений все детали лучше продумать заранее. Уже в первый день после прибытия гостей необходимо обсудить данный вопрос с лицом из приглашенной делегации, курирующим организационную часть переговоров.

Гостей необходимо доставить к месту назначения. Это нужно сделать также в соответствии с правилами международного этикета.

Следует помнить, что места в автомобиле делятся на почетные и менее почетные.

Самое почетное место – на заднем сиденье справа по ходу движения (для стран с правосторонним движением – заднее слева по ходу автомобиля). Данное правило распространяется и на поездку в такси.

Человек, который будет сидеть на самом почетном месте, первым входит в автомобиль и выходит из него (рис. а).

Если для поездки будет предоставлена многоместная машина, то пассажиры рассядутся так, как показано на рис. б.