Мало кто из серьезных предпринимателей позволяет себе погрузиться в рутину. Обычно есть определенный штат сотрудников, если это крупная организация, либо текущими делами занимается ассистент, что особенно актуально для среднего и малого бизнеса. Помощник, как никто другой, видит все нюансы, плюсы и минусы в работе компании. Так что грамотному руководителю важно прислушиваться к словам ассистента, следовать рекомендациям и не отклонять его предложения.

У любого помощника, особенно профессионального, обладающего опытом от года до трех, рука набита, и глаз – алмаз. Кажется, он просто проходит мимо, а оказывается, все видит и все слышит. Не так давно один руководитель отправил мне свою фотографию, и я заметила:

– Симпатичный у вас партнер по проекту…

Собеседник удивился:

– А где вы его видели? Я же на снимке один.

– Так посмотрите, он же в зеркале отразился!

Ассистент всегда видит лес за деревьями и замечает множество деталей, мимо которых обычный человек пройдет, не задумываясь. Руководитель, о котором я рассказала, был в шоке, ему и в голову не приходило, как можно рассмотреть кого-то в отражении, да и вообще – с чего бы вдруг вглядываться в отражение на фото? Между тем это все привычки моей прежней профессии ассистента – видеть то, что не дано другим.

Чуть позже в книге мы затронем и эту тему – о пути в предприниматели через позицию помощника, когда он может вырасти до руководителя направления компании, либо при холдинге открыть новый проект, работая с руководителем долгие годы. Здорово, когда вы взращиваете человека «с нуля», помогая ему развиваться. Кстати, не стоит зажимать его в зарплате, если не хотите, чтобы он ушел от вас за лучшей жизнью.

Такой вовлеченный ассистент вполне может помогать и с личными делами: с детьми посидеть, одежду выбрать, продукты купить – в зависимости от того, на какой уровень общения вы с ним вышли. Если достаточно близки, то он способен и за порядком в доме проследить, и за тем, не опустел ли холодильник, и в других бытовых вещах, не говоря уже о том, что незаменим в подготовке корпоративов. Часто такие люди вхожи в ближний круг, становясь своего рода «членами семьи».

Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.

Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.

Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.

Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.

По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.

Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.

Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.

Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.