Delay (отложить) – когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

9. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг – телефонные звонки.

10. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс – гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое – правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе – закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.

Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .

Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :

Specific – конкретные.

Measurable – измеримые.

Achievable – достижимые.

Realistic /Relevant – реалистичные /актуальные.

Time-bound – ограниченные по времени.

Чтобы по-настоящему добиваться целей, используйте для их постановки методику SMART. Любая расплывчатая задача превратится в понятную последовательность шагов: цель станет осязаемой, а награда, которая ждет за труды,-достижимой.

Вот такими должны быть цели, согласно этой методике:

SPECIFIC – конкретными.

Ставьте конкретные цели. Уточняйте, каковы качественные показатели и характеристики ожидаемых результатов .

Ответьте на вопросы: ЧТО? КОГДА? СКОЛЬКО?

Не просто «я хочу стать хорошим cпециалистом», а «хочу быть востребованным, известным экспертом в своей компании, с личным годовым доходом 10 млн. рублей, не позднее, чем в ближайшие 3 года».

Не «купить дом», а «заработать 2 миллиона за полгода и приобрести дом в коттеджном поселке «ХХХ».

MEASURABLE – измеримыми.

Каковы количественные показатели. Это самый главный вопрос.

Цели по системе SMART должны быть измеримыми. В них должны присутствовать количественные или понятные качественные показатели, характеристики, которые в итоге укажут, что цель достигнута.

Для измерения можно использовать:

деньги – рубли, евро, доллары, тугрики;

доли, проценты, соотношения;

отзывы или иные критерии внешней оценки;

лайки, число подписчиков, просмотры для статей;

частоту действий – каждый второй пользователь кликает «заказать»;

время – ограниченность периодов;

утверждение, согласование, одобрение – получение положительного мнения специалиста или руководителя.

AСHIEVABLE – достижимыми.

Реально оценивайте свои возможности. Конечно, похудеть на 30 кг за неделю – здорово, но это вряд ли достижимо, как и полет домохозяйки на Луну.

Вариантов оценки достижимости так же много, как самих целей и способов их измерений.

Это:

–материальные и моральные ресурсы;

–время;

–умения;

–знания;

–финансовые возможности;

–здоровье.

REALISTIC /RELEVANT – реалистичными/актуальными.

Согласуем цель с реальностью! Проясняем для себя сразу, для чего это надо (конечный результат), что увижу, услышу, почувствую, и в чем ценность.

Интересный момент – согласование цели. С чем или кем ее нужно «согласовывать»?