Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что наилучшим вариантом является наибольшая приближенность докладчика к аудитории. «Я – с вами, я – один из вас, я – такой же, как и вы!» – подобное сообщение на уровне подсознания должно быть девизом любого презентатора. Использование докладчиком трибуны является при презентации нежелательным. Трибуна словно поднимает докладчика над аудиторией, а это хорошо для президента страны, но никак не для презентатора, который, наоборот, должен приблизиться к своим слушателям как можно ближе, вступить с ними в эмоциональный контакт. Если без трибуны никак не обойтись, то возможно использование прозрачных пюпитров или трибун: для максимального снижения эффекта отдаления, «приподнятости» презентатора.

При оформлении помещения для презентации следует учитывать наличие либо отсутствие президиума. Следует заметить, что любой предмет, человек, находящийся за спиной у докладчика, является отвлекающим фактором. По этой причине, если без президиума уж никак нельзя обойтись, то не следует его размещать за спиной докладчика. Тут можно взять пример с КВН: обратите внимание, где находится жюри конкурса. Никак не на сцене и даже вне поля зрения аудитории, а в первых рядах зала, но зрители фактически не видят жюри. И главный ведущий КВН тоже находится сбоку от сцены, чтобы не отвлекать внимание аудитории от разворачивающегося шоу. Подобное размещение идеально подходит для презентации: докладчик – на сцене, в центре внимания аудитории; все сопутствующие, помогающие, «заседающие» (президиум) люди расположены сбоку либо в первых рядах зрительного зала таким образом, чтобы не отвлекать аудиторию.

Перед проведением презентации необходим тщательный осмотр помещения, проверка работоспособности нужных электроприборов и источников питания. Довольно часто случается, что какая-нибудь розетка – обычно самая удобная для подключения оборудования – не работает. Еще более внимательно следует подходить к размещению кабелей. Докладчик, который неловко путается в кабелях, спотыкается о них, производит удручающее (и что еще хуже – развлекательное) впечатление. Кабели лучше всего располагать вдоль сцены (либо, если сцены нет, там, где за них невозможно зацепиться докладчику) и вдоль стен, а также закреплять их.

При подготовке раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков часто допускают следующую ошибку – подготовленные материалы бывают обезличенными. Причем совершенно неважно, изготавливаются раздаточные материалы по заказу компании-презентатора либо приобретаются готовые. Конечно, практически любой посетитель презентации с удовольствием возьмет памятную мелочь – зажигалку, блокнот, авторучку, календарь и т. д. Но далеко не всегда на этих сувенирах будет даже логотип компании, а уж о каком-то индивидуальном отличии и говорить нечего. Более того, подобная же ошибка делается при заказе визитных карточек. Фамилия, имя, отчество, телефоны – вот и вся информация, которая имеется на карточке. В лучшем случае еще название компании. Но при посещении, например, выставки у любого посетителя скапливается довольно много подобных карточек, и различить через несколько дней, которая из карточек к какому товару (продукту, услуге, идее) относится, становится практически невозможно.

Попробуйте просмотреть набор накопившихся у вас визитных карточек и определить, что производит, продает и т. д. какая-либо из компаний, указанных на карточке. Если вы не обращаетесь в эту компанию регулярно, то нужно обладать поистине безупречной, абсолютной памятью, чтобы вспомнить, при каких обстоятельствах получены некоторые визитные карточки и кому они принадлежат.

Обычно считается, что достаточно разместить на любом сувенире, подарке и пр. логотип компании, и это обеспечит бесспорное узнавание. Однако, что может сказать календарь или пепельница с надписью «Компания А»? Конечно, если «Компания А» – это «Кока-Кола», то тут все ясно. Но если это компания, занимающаяся грузоперевозками и особо неизвестная? В этом случае потенциальному клиенту безразлично: что компания А, что компания Б – он все равно не отличает одну от другой, даже если компания А – это грузоперевозки, а компания Б – продажа пылесосов.

Как вы понимаете, решить этот вопрос можно довольно просто: достаточно рядом с логотипом компании разместить маленький рисунок, пылесос или автомобиль, и сразу станет ясно, что компания А (с автомобилем) – это грузоперевозки, а компания Б (с пылесосом) – это продажа бытовой техники. Причем подобный рисунок нужно размещать не только на сувенирах, но и на визитных карточках, на коробках с компакт-дисками, на обложках рекламных буклетов, то есть на любом раздаточном материале, даже на пакетах. В этом случае каждый посетитель даже спустя продолжительное время после посещения презентации сможет уверенно вспомнить тему презентации. Если же раздаточные материалы безлики, то лучше отказаться от их использования, потому что это будут напрасно потраченные деньги. Задача раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков – обеспечить наилучшее запоминание компании наибольшим количеством людей (не зря ведь – памятные подарки!). Однако не всегда достаточно указания, чем занимается компания, грузоперевозками или пылесосами. Если услуги либо товары, предлагаемые компанией, имеют какие-либо особенности, к примеру грузоперевозки осуществляются только по дальнему зарубежью, то в этом случае «особенную» информацию тоже следует указывать. В противном случае в компанию, осуществляющую перевозки по дальнему зарубежью, будут обращаться все, кто желает перевезти кирпичи с заводского склада на дачу.

По той же причине сувениры лучше выбирать такие, которые могут пригодиться долгое время: пепельницы, заправляемые зажигалки, ручки, блокноты, брелоки-фонарики и т. д. Раздаточными материалами могут быть и фирменные упаковочные материалы. Они обеспечивают достаточно длительную и широкую рекламу компании, ведь пакет, папку, сумку с логотипом компании видит не только тот человек, который получил ее на презентации, но и прохожие на улице, друзья, родственники, знакомые. В результате использования подобных раздаточных материалов компания может перейти в разряд известных, название которых знакомо многим людям.

Фуршет обычно является самой любимой посетителями частью презентации. Разговоры, доклады – работа – уже закончились, и можно расслабиться, получить удовольствие. Но это с точки зрения посетителя презентации. Для организаторов работа все еще продолжается. Ошибку делают те презентаторы, которые заканчивают презентацию у входа в банкетный зал. Сразу возникает вопрос: а какова же цель фуршета? Пообедать либо поужинать? Так для этого существуют кафе, рестораны, собственный дом, в конце концов. Приятно провести время? Но при чем здесь в таком случае презентация? Всегда следует помнить, что фуршет является составной частью презентации, естественным продолжением презентации, а не самодостаточным явлением, никак не связанным с презентацией. Назначение фуршета вовсе не в предоставлении гостям бесплатных закусок и напитков, а в продолжении знакомства с посетителями презентации и беседы с ними в более неформальной, располагающей к дружескому общению обстановке. Однако, несмотря на неформальность и дружественность обстановки, не следует забывать об основной цели презентации и, как следствие, общения.