Рис. 7.5. Система помощи KeyTips

• Улучшенная экранная система помощи – в предыдущих версиях PowerPoint при наведении указателя мыши на интересующий пользователя объект появлялась всплывающая подсказка, которая показывала, что обозначает данный объект. В PowerPoint 2007 всплывает не просто обозначение объекта, а статья, описывающая все функции объекта и инструкции по управлению им (рис. 7.6).

Рис. 7.6. Демонстрация сценариев работы с указанным инструментом

В PowerPoint 2007 используются новые форматы файлов (табл. 7.1).

В PowerPoint 2007 переделан инструмент, отвечающий за построение графиков и диаграмм. Теперь он стал более функциональным и гораздо более простым в использовании.

Теперь вы знаете, что может делать PowerPoint 2007. Однако прежде, чем начинать им пользоваться, нужно узнать еще одно: что следует делать, используя PowerPoint 2007, а также чего не следует делать.

Основная проблема многих людей, которые создают презентацию с помощью PowerPoint, – излишнее украшательство. Причем украшают все подряд, начиная с текста: например, используют экзотические шрифты. Следует заметить, что подобные шрифты красиво выглядят только на экране презентатора, однако читать текст, написанный подобным шрифтом, зрителям затруднительно. Сейчас я использую экзотический шрифт для наглядности предыдущего утверждения (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Пример экзотического шрифта

Поверьте, на моем мониторе это смотрится вполне приемлемо, даже с долей оригинальности, но вам вряд ли нравится то, что вы видите. Более того, читать текст, написанный таким образом, затруднительно. Подобная экзотика отвлекает, а ведь задача презентации состоит не в демонстрации разнообразных эффектов, какими бы привлекательными они ни казались.

Еще одна типичная ошибка при создании презентаций – размещение большого количества текста на одном слайде. Почему некоторые презентаторы думают, что вся их презентационная речь, весь доклад должны уместиться на слайдах чуть ли не добуквенно, это тайна за семью печатями. Обратите внимание на схему, представленную на рис. 7.8. Текст решительно не помещается в отведенных местах. Если бы эту схему нужно было использовать в виде презентационного слайда, то любому зрителю прочесть текст было бы и вовсе затруднительно.

Рис. 7.8. Неудачно размещенный текст

Данную схему можно было бы существенно упростить, что пошло бы ей только на пользу (рис. 7.9). Все остальное можно просто сказать, совершенно не обязательно дублировать доклад еще и письменным текстом. Слайды – это вспомогательный материал.

Рис. 7.9. Упрощение схемы

Как только вы научитесь создавать презентации с помощью PowerPoint 2007, вам постоянно придется бороться с искушением либо слишком упростить слайды, либо, наоборот, разукрасить их всеми цветами радуги (прежде чем разукрашивать, не забудьте обратиться к таблице символики цветов). Кроме того, вам захочется применить либо слишком большой, либо слишком маленький шрифт, создать множество списков, словно это подчеркнет вашу основную мысль. Поверьте – все, что «слишком», вредит всему, а не только презентации. Нужно придерживаться золотой середины.

Если, к примеру, вам необходимы списки, да еще в большом количестве, не следует размещать их один за другим, как людей в очереди. Подобный материал должен быть «разбавлен» чем-либо более красочным, например диаграммой или рисунком. Размещая же в слайде текст, можно пользоваться следующим правилом: слайд не должен содержать более четырех-шести строк и в этих строках не должно быть более четырех-шести слов в каждой. Как видите, правило простое, но его соблюдение позволяет аудитории воспринимать текст слайдов и запоминать его без особого напряжения.

Использование большого количества шрифтов одновременно тоже не способствует восприятию текста аудиторией. Если бы данная книга была написана таким образом, вы не осилили бы даже одной страницы, как бы ни было велико ваше желание освоить PowerPoint 2007. Так можно только рассеять внимание аудитории, но никак не привлечь его. Рекомендуется использовать не более двух шрифтов в тексте. Не ограничивать двумя шрифтами можно лишь логотипы компании, названия товара (продукта, услуги), требующие оригинальных шрифтов.

Теперь обратимся непосредственно к правилам работы с приложением Microsoft PowerPoint 2007.

Работая в PowerPoint 2007, вы можете использовать два пути создания презентации:

• начать с нуля, используя для создания презентации чистый лист;