В настоящее время работодателям необходимы специалисты кадровых служб, досконально знающие трудовое законодательство, грамотно ведущие кадровую документацию и умеющие правильно оформлять трудовые отношения. Добиться успеха в этой профессиональной области и стать знатоком своего дела вам поможет предлагаемое учебное пособие. Изучив его, вы будете знать: какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности кадровая служба; какие документы необходимо иметь в кадровой службе; как вести кадровую документацию в филиалах; правила хранения и доступа к кадровым документам. Изучив данное пособие, вы будете уметь: создавать кадровую службу организации; оформлять кадровую документацию в соответствии с требованиями трудового законодательства РБ; правильно работать с трудовыми книжками; обеспечивать хранение кадровой документации в соответствии с законодательством; определять сроки хранения кадровых документов.
Предисловие
В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций
всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.
Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно
го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.
Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?
В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен
быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве
организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо
бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом
делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до
говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как
положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.
Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.
Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного
регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации
рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».
ГЛАВА 1
Кадровая документация
1. Общие положения
1.1. Понятие и виды кадровой документации
Виды кадровой документации
1
Организационно-правовая документация
уставные документы организации;
правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
штатное расписание;
Положение о структурном подразделении;
должностные (рабочие) инструкции;
график трудовых отпусков;
иные правила, положения, инструкции
2
Персональная документация
трудовая книжка;
личное дело;
личная карточка работника;
документы персонифицированного учета
3
Договорная документация
коллективный договор (соглашение);
трудовой договор (контракт);
договор о материальной ответственности;
договоры на производственное обучение и практику;
договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку
4
Распорядительная документация
приказы, распоряжения, указания, решения, постановления
5
Учетная и регистрационная кадровая документация
учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом
6
Информационно-справочная документация
сведения воинского учета;
сведения, предоставляемые в службы занятости;
сведения о молодых специалистах;
документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.