Компания Джонсона заинтересовала меня не своими размерами или продукцией, а рабочими процедурами. Беседуя со мной, Брайан сразу сказал: «Электронной почтой мы не пользуемся. Совсем. Один сотрудник никогда не отправляет письмо другому сотруднику». Если использовать нашу терминологию, Джонсон и его команда отказались от гиперактивного коллективного разума и обратили внимание на процесс создания продукции. Брайан испытывает интуитивную неприязнь к отвлекающим факторам и работе в спешке. Именно поэтому он и его сотрудники методично сформировали четкие рабочие процедуры, которые, соответственно, они могут оптимизировать. Они хотят тратить максимальное количество времени на полезную работу и свести к минимуму переключение между выполнением задач и проверкой почты. «Вся наша команда придерживается позиции однозадачности, — пояснил Джонсон. — Мы занимаемся лишь одним делом».

Один из самых сложных рабочих процессов в компании — создание видеоуроков, которые каждое утро появляются на разных платформах. Приходится много трудиться, чтобы сделать такой урок. Джонсон отвечает за идеи и написание текстов. Именно он также появляется в видеозаписях уроков. Но помимо этой работы есть много других задач: необходимо отредактировать написанный для уроков текст, снять и смонтировать видео и своевременно запустить уроки на нужных платформах. Этим трудом занимаются полдюжины других сотрудников.

Во многих компаниях выполнение этого комплекса задач и поддержание работы системы по производству видео повлекли бы за собой бесконечную электронную переписку с кучей срочных сообщений или активное обсуждение в мессенджерах вроде Slack. Но только не в компании Optimize. В течение многих лет они разрабатывали процесс создания продукции, практически не предусматривающий никакой неформальной коммуникации и позволяющий сотрудникам тратить свою энергию исключительно на выполнение квалифицированной работы, которая помогает потоку высококачественного контента не иссякать.

Работа начинается с того, что создается электронная таблица для общего пользования. Когда Джонсону в голову приходит идея нового видеоурока, он добавляет туда заголовок и подзаголовок. В каждом ряду есть колонка «Статус», и в ней Брайан указывает «Идея». Это означает, что урок еще на начальных этапах разработки. Написав текст урока, Джонсон загружает его в Dropbox и затем добавляет ссылку на файл в соответствующую строку таблицы. В этот момент он меняет статус проекта на «Готово для редактирования». Редактор, который работает в компании, не контактирует с Брайаном, а проверяет информацию в электронной таблице. Когда он видит статус «Готово для редактирования», то загружает файл, корректирует и правильно оформляет текст, а затем загружает его в папку «Готово для монтажа» на Dropbox. В ней лежат материалы, которые уже можно использовать для создания урока.

На этом этапе редактор меняет статус проекта на «Готово к съемке». В доме Джонсона оборудована студия, именно там он и снимает видео для уроков. У них со съемочной группой есть постоянных график, поэтому они встречаются по определенным дням, чтобы снять ряд видеоуроков. Когда вся команда в сборе, всем предельно ясно, что именно они снимают: те проекты, где стоит статус «Готово к съемке». После съемок сотрудники загружают первичные файлы в отдельную папку на Dropbox, предназначенную для материалов для монтажа. И снова статус проекта в таблице меняется, указывая на то, что материалы готовы к обработке. На этом этапе режиссер монтажа загружает файлы из соответствующей папки и работает над ними, пока не получается готовый продукт. А затем загружает материалы в общую папку. Статус проекта снова меняется и свидетельствует о том, что уроки готовы к выпуску. Определяется дата выпуска, ее указывают в соответствующих строчках таблицы.

И последний шаг — выпуск видеоурока и прилагающегося к нему текстового файла в определенную дату. Этот этап осуществляют два специалиста по управлению контентом сервиса. Они проверяют таблицу, чтобы понять, какие уроки и в какой последовательности должны быть выпущены, загружают материалы из папки и назначают дату выпуска с помощью системы управления контентом. В назначенный день урок, который первоначально существовал в виде идеи, пришедшей в голову Джонсону, появляется в интернете на платформах, с которыми сотрудничает Optimize.

Если говорить о производственном процессе этой компании, больше всего меня поразила координация усилий достаточно большой группы специалистов, работающих в различных странах, с тем чтобы выпустить мультимедийный контент высокого качества, уложившись в жесткий рабочий график. И все это без единого срочного электронного письма или сообщения в мессенджере. Ни одному из квалифицированных белых воротничков, что работают в компании, не приходится заглядывать в свой почтовый ящик или читать сообщения в мессенджере. Почти 100% времени они посвящают тем занятиям, которым обучались. А когда работа выполнена, могут идти отдыхать, потому что им нечего проверять и нет срочных сообщений, на которые приходится отвечать.

Признаться честно, производство информационного продукта требует структурированных усилий. Многие белые воротнички занимаются чем-то более аморфным, и набор их задач постоянно меняется. Чтобы понять, как структурировать их работу с помощью определенных процессов, я попросил Джонсона дать мне возможность изучить, как складывается рабочий день одного из руководителей высшего звена в его компании. Этот сотрудник должен контролировать осуществление разных одноразовых проектов и на регулярной основе пересматривать общую стратегию компании. Джонсон объяснил, что работа этого руководителя ежедневно начинается с трех часов непрерывного усиленного труда, прежде чем он будет знакомиться с входящей информацией. В это время руководитель тщательно анализирует все проекты и принимает информированные решения, в каком направлении двигаться дальше, чему уделить основное внимание, что нужно улучшить, а что — проигнорировать.