Шрифт:
Предлагаемый материал охватывает вопросы, связанные с принципами и способами ведения деловых переговоров. Не ставилась цель рассмотреть всю совокупность других, хотя и весьма важных для успешного ведения деловых и официальных переговоров, факторов, таких как национальные особенности партнеров, уровень их образования и культуры, исторические и общественно-политические условия их жизни и многие другие.
Хотя в книге описаны в основном «классические» способы ведения деловых и официальных переговоров, она может послужить своеобразным «трамплином» для последующих исследований в этой области. Тем не менее ряд положений, имеющихся в книге, не может быть в чистом виде принят в нашей жизни, так как они более действенны для контактов с зарубежными партнерами.
1. Переговорный процесс
1.1. Подготовка к переговорам
Поскольку переговоры не всегда можно повторить, важно полностью использовать возможность, особенно если в них участвуют различные специалисты и руководители и если инициатива проведения переговоров исходит от лица, занимающего более высокое положение.
Переговоры – наиболее благоприятная и зачастую единственная возможность убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, с тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее.
В связи с этим важно детально ознакомиться с правилами и техникой проведения переговоров, а также с методами оценки реакции собеседника. При этом надежду на удачу и стечение обстоятельств лучше заменить стратегией и тактикой.
Начнем с собеседника. Какое положение он занимает? Как он к нам относится? При разработке стратегии и тактики деловых переговоров личность будущего собеседника должна находиться в центре нашего внимания.
Практически партнер подвергается воздействию четырех факторов: авторитета инициатора переговоров; содержания переговоров; имеющейся в нашем распоряжении информации по теме переговоров и силы нашей личности. Эти рассуждения дают возможность определить нашу позицию в переговорах, в частности по отношению к данному собеседнику, а также согласовать действие перечисленных факторов, составить план и провести подготовку к переговорам.
1.1.1. Система подготовки к переговорам
Подготовка к переговорам – трудное и ответственное дело, требующее больших усилий. Для начала рекомендуется запомнить два «золотых» правила:
Обеспечьте себе достаточно времени на подготовку!
Работайте по плану и методично!
Планомерная и систематизированная работа в период подготовки к переговорам включает некоторые виды логической деятельности, которые, как правило, необходимы для успешного проведения переговоров, с учетом того, что всю подготовительную работу можно свести к составлению плана переговоров, особенно в тех случаях, когда речь идет о длительных переговорах и деловых контактах по множеству спорных и деликатных вопросов (например, торговые переговоры, экономические, культурные и другие соглашения, договоры о кооперации, межбанковские сделки и т. п.).
Составление плана переговоров означает создание логически увязанной схемы, применимой для всех случаев, в соответствии с которой разрабатывается и реализуется любая деловая беседа. В какой степени мы будем придерживаться той или иной схемы, зависит от значимости переговоров, масштабности темы, участников, имеющегося времени и опыта ведения переговоров.
При подготовке и организации переговоров в зависимости от требований конкретной обстановки и определенных обстоятельств, а также от способностей человека, который подготавливает или проводит переговоры, может возникнуть необходимость в дополнительных видах деятельности. Все эти виды деятельности находятся в тесной взаимосвязи.
Их можно разделить на четыре группы:
• деятельность, связанная с инициативой проведения и составления плана деловой беседы;
• деятельность по оперативной подготовке беседы;
• деятельность по редактированию подготовленных к беседе материалов;
• деятельность по отработке хода беседы.
Остановимся подробнее на каждом из перечисленных видов деятельности.
Когда переговоры уже назначены, составляется план их проведения. Первая задача – определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг – разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.
Предварительный анализ – это обдумывание деловой обстановки, которое дает возможность своевременно разработать наши собственные цели в переговорах с деловыми партнерами. Этот анализ позволяет определить темы, которые могут быть обсуждены в ходе беседы, а также ее возможных участников.
Инициатива в переговорах в первую очередь зависит от нашей активности, интуиции, объема текущих дел и возможности провести предварительный анализ. Необходимо своевременно выявить потребность в переговорах, выбрать наиболее подходящий момент и тему и только потом о ней договариваться. В этом случае инициатива останется в ваших руках и контролировать ситуацию будет легче.
И наоборот, если нас приглашают участвовать в переговорах, мы должны задуматься, не были ли мы слишком пассивными. В таком случае мы оказываемся не в лучшем положении, поскольку инициатива исходила не от нас и, следовательно, будущий собеседник определяет место, время, тему и цели, а также возможных участников.
Подробный план переговоров представляет собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретных переговоров. В нем устанавливается взаимосвязь между видами деятельности и объемом работ, которые требуется выполнить; количеством и качеством необходимой информации. Определяются временные рамки, затраты на подготовку и реализацию планов; привлекаются соответствующие работники.