Заведующий складом как руководитель структурного подразделения предприятия должен постоянно стремиться к рационализации и оптимизации функционирования склада.

Наряду с должностными обязанностями, каждый заведующий складом наделен определенными правами. Перечень этих прав зависит от специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев таковыми являются.

Подготовка и несение на рассмотрение руководства предприятия рекомендации и предложения по улучшению и оптимизации деятельности вверенного структурного подразделения (склада).

Подпись документов в рамках своей компетенции. В первую очередь к этим документам относятся складские и товарно-сопроводительные документы.

Осуществление взаимодействия с руководителями иных структурных подразделений предприятия (складов, цехов, отделов, и т.п.), получение от них и их подчиненных информации и документов, которые необходимы заведующему складом для исполнения своих служебных обязанностей. Знакомство с проектами решений и указов руководства предприятия и своего непосредственного руководства, которые касаются вопросов ведения складского хозяйства либо иных вопросов, входящих в компетенцию заведующего складом (например, вопросов работы с персоналом, вопросов охраны, и др.).

Выражение несогласия с теми либо иными решениями руководства предприятия и обжалование этих решений в порядке, установленном действующим законодательством и внутренним распорядком предприятия.

Подготовка и представление руководству предприятия либо своему непосредственному руководству предложений, касающихся работы с персоналом склада (подчиненными сотрудниками): прием на работу и увольнение с работы, поощрение работников либо наложение на них взысканий, перевод работников на другую работу, командирование работников, проведение мероприятий по повышению квалификации работников, аттестация и переаттестация складского персонала, и др.

За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих служебных обязанностей, допущенную халатность, причинение материального ущерба заведующий складом несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством. За злоупотребление служебным положением, должностной подлог и иные правонарушения заведующий складом может быть привлечен к административной либо уголовной ответственности.

Организация складского хозяйства компании является зеркальным отражением экономического здоровья данной компании. Необходимо изначально понимать, что вкладывается в само понятие «склад». Если склад, прежде всего, это территория, где хранится товар и не рассматривается в совокупности с этим комплекс по выполнению складских операций, то существование СКЛАДА – большой вопрос. Товар, скорее всего, будет сохранён, а вот стройность и чёткость во взаимоотношениях с партнёрами (покупателями, продавцами и пр.) будет не на высоте.

Для поддержки положительной динамики развития складских процессов необходим постоянный внимательный контроль, позволяющий максимально быстро реагировать на малейшие признаки возможных сбоев. Постоянный мониторинг позволит анализировать и как следствие правильно прогнозировать складскую ситуацию и состояние всего бизнеса в целом.

Для правильного анализа состояния склада попробуем сформулировать основные принципы его работы.

1. Организация и контроль. Этими моментами должен заниматься один человек, в обязанностях которого функции организации и контроля входят основным пунктом.

2. Материальная ответственность. Этот вид ответственности так же должен быть возложен на одного человека.

3. Единоначалие. Этот принцип логично вытекает из первых двух. И этим человеком должен быть организатор и контролёр, на которого возложена материальная ответственность.

4. Наличие учёта и возможности получать отчётность в любой момент времени. Здесь мы имеем в виду обязательное и фактическое документальное сопровождение всех перемещений товара на складе.

5. Плановость складских процессов. Дабы избежать любых неожиданностей из области «не ждали» (груза, товара, машины).

6. Строго определённый метод движения ТМЦ на складе. Здесь многое зависит от видов и конструкций стеллажей. Глубинные, гравитационные, фронтальные, консольные перекатные, полочные и пр. стеллажные системы предусматривают работу по принципу FIFO, LIFO или комбинацию этих принципов.

7. Оптимальное размещение товара (груза). Здесь можно говорить много и долго. Остановимся на том, что этот принцип заслуживает особого внимания.

8. Системность инвентаризаций. Принцип понятный и обязательный для соблюдения. Основная сложность любой инвентаризации – необходимость полной остановки работы склада. Чтобы не замораживать работу и не распускать сотрудников в незапланированные отпуска, можно разделив товар на условные группы (к примеру, по частоте востребованности) производить проверки в разные сроки. Самые востребованные товары инвентаризовать 1 раз в квартал, другую группу раз в 2 квартала и т. д., последнюю – раз в год. Таким образом, полная инвентаризация будет проходить для всего склада 1 раз в год.