Точно также при планировании работы имеет смысл группировать задачи по проектам, чтобы как можно реже переключаться между ними и экономить ресурсы вашего мозга. И чтобы научиться этому, надо лишь увидеть всю картину в целом. Этим навыком жонглеры должны прекрасно владеть.

––

ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!

Если вы все еще верите в свою многозадачность, проведите простой эксперимент. На листе бумаги начертите две строки одну над другой. Попросите кого-нибудь засечь время. На верхней строке напишите «Я тебя люблю» печатными буквами, а затем на нижней строке напишите цифры от 0 до 9. Запишите время.

А теперь начертите еще две строки. Снова засеките время. И напишите на них все то же самое, но теперь пишите все время переключаясь между строками. Сначала букву на первой строке, затем цифру на второй, затем снова букву на первой и так далее. За сколько вы справились в этот раз? Сколько раз вы задумались о том, какую цифру или букву писать дальше? А ведь это всего лишь простое упражнение

Видеть картину в целом

Посмотрите на жонглера с пятью мячиками. Куда направлен его взгляд?

Жонглер всегда удерживает в фокусе сразу все мячики и при этом смотрит ровно в центр того поля, по которому они перемещаются. Он не разглядывает мячики в процессе жонглирования. Не считает их и тем более не ужасается их количеству. Он сосредоточен на определенной последовательности действий своих рук. Именно это позволяет ему видеть картину целиком.

Из этого вытекает второе правило джагглинга – сосредоточиться на полной картине. Об этом я уже писала в первой главе: для эффективной работы с несколькими проектами пора перестать их пересчитывать и впадать в панику от их количества. Стоит увидеть всю картину целиком и сосредоточиться на жонглировании. В этом вам может помочь изменение масштаба вашего планирования и простая геймификация.

Когда число моих проектов приблизилось к десяти, я поняла, что ежедневное планирование больше не помогает. Во-первых, все мои проекты перестали влезать в рамки одного дня. Во-вторых, чтобы уменьшить время на переключение между проектами, все активности в рамках одного проекта я стала группировать большими блоками. Ключевым изменением на этом этапе стал переход от ежедневного планирования к еженедельному.

Теперь мой основной промежуток планирования – одна неделя. В воскресенье вечером я смотрю на нее с высоты птичьего полета и выстраиваю свои проекты в уже имеющиеся обязательства. При таком подходе очень хорошо видно, не выпадает ли из внимания тот или иной проект. Так или иначе каждому из них достается свой временной блок в рамках недели. Планирование крупными мазками теперь стало ежемесячным. В начале месяца я решаю на чем буду удерживать фокус в каждом из проектов.

Масштаб вашего планирования может быть любым. Например, руководитель Новосибирского офиса компании, в которой я работаю, Евгений, успешно совмещает административное руководство локальным филиалом, надзор за всеми проектами на уровне страны и курирует несколько проектов на уровне Европы. Он распределяет свои рабочие блоки по неделям. Одну неделю он сфокусирован на работе на уровне страны, следующую неделю занимается проектами на уровне региона и так далее. Конечно, в течение недели все равно приходится заниматься всем понемногу, но фокус деятельности задан, и он старается его придерживаться.

Я считаю, что сделать такой шаг назад и оценить все перспективы и цели критически важно, даже если вы ведете всего один проект. Представьте, что вы пробираетесь сквозь джунгли, изо дня в день прокладываете себе дорогу, вырубая тропический лес. Чтобы достичь цели, вам необходимо периодически забираться на высокое дерево и проверять, в нужном ли направлении вы движетесь, и долго ли еще до места назначения. Иначе, слишком увлекшись вырубкой деревьев, вы рискуете ходить по кругу и что-то упустить. Также и в ежедневной рутине, закопавшись в маленьких делах, можно упустить нечто важное и сбиться с пути.

Помимо масштабирования моего подхода к планированию сместить фокус с шариков на джагглинг мне помогла простая игра, а точнее – геймификация. Геймификация – это использование игровых элементов, таких как игровая цель, правила игры, обратная связь и добровольное участие в неигровой среде для достижения различных неигровых целей. Попробовать ее мне также предложила Ольга в рамках все той же «Личной траектории развития». Я стала придумывать игру, которая могла бы вписаться в мою ежедневную деятельность, и которая помогла бы мне удерживать фокус внимания на всех моих проектах одновременно.

Моей игровой целью стало монтирование видеороликов из множества селфи-фотографий. Правила игры: каждое селфи должно быть сделано строго в момент осознанного перехода от одного проекта к другому в течение дня. Обратной связью для меня служило количество селфи в конце дня – это было прямым показателем того, сколько раз за день я переключала фокус внимания между проектами. Ну и вся эта игра была, действительно, совершенно добровольным событием – если я и пропускала какие-то переходы – ничего страшного.