– межстрочный интервал в тексте составляет 1 или 1,5. Как показывает практика, второй вариант лучше читается и проще воспринимается глазом человека;

– нумерация страниц проставляется в обязательном порядке, если письмо длиннее одной страницы. Тогда начиная со второй страницы необходимо проставлять порядковые номера страниц. Правильным считается проставление номера посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края страницы.

Официальные деловые письма, как упоминалась ранее, составляются на фирменном бланке организации. У каждой организации есть свой персональный, специально разработанный фирменный бланк, который служит ее визитной карточкой.

Реквизиты на фирменном бланке компании могут располагаться двумя способами, при этом оба варианта их расположения считаются правильными:

– с продольным расположением реквизитов, т. е. вверху по центру страницы;

– с угловым расположением реквизитов, т. е. в верхнем левом углу.

На некоторых производственных предприятиях советского времени, на многих заводах в глубинке фирменный бланк представляет собой лист форматом А4 со штампом организации в левом верхнем углу.

Независимо от качества разработки фирменного бланка, в нем должна быть обязательно указана следующая информация:

– название организации с указанием формы собственности;

– почтовый адрес с индексом;

– ИНН, КПП, ОГРН;

– банковские реквизиты;

– контактные данные (телефон/факс, email, сайт компании).

Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату, а именно: его должность и ФИО, название компании и ее филиала (при наличии), зачастую адрес и телефон. Шапку иногда выделяют жирным шрифтом.

Шапка оформляется чуть ниже исходящего регистрационного номера и даты составления данного письма, которые регистрируются в специальном журнале регистрации входящей и исходящей документации.

Ниже можно указать тему письма, например: «Об участии в выставке или семинаре», «О задержке поставке продукции» и т. п., выделив ее жирным шрифтом.

Еще ниже оформляется обращение к адресату, в котором выражается уважение с помощью общепринятых слов уважаемый, уважаемая, господин, госпожа и его (ее) имени или имени-отчества, также в соответствии с правилами русского языка можно поставить восклицательный знак.

В предыдущем ГОСТе сокращения г-ну и г-же были недопустимы, в новом же это стало возможным. Однако, судя по опыту, лучше не сокращать подобного рода слова и писать обращение без сокращений, ведь одно слово не потребует много места и не займет много времени, а уважения к адресату и его благосклонности прибавит.

Распространенной ошибкой в официальных письмах является выделение жирным шрифтом обращения, например, «Уважаемый Александр Евгеньевич!». Подобный прием в понимании отправителя является дополнительным знаком внимания или особого уважения. На самом деле адресату будет намного комфортнее, если жирный шрифт выделит главный посыл письма, тем самым сэкономит его рабочее время.

Далее идут содержательная и заключительная части документа, включая формулу вежливости, подписи, печати и контактную информацию в соответствии с вышеизложенными правилами. См. подраздел главы «Структура делового письма».

Единая официальная классификация деловых писем отсутствует, но по сути и по содержанию можно разделить их на следующие типы:

1. Коммерческое предложение и оферта

Самая распространенная разновидность деловых писем, которая используется ежедневно при осуществлении своей деятельности различными коммерческими структурами, производственными и торговыми предприятиями.

По сути подобные деловые письма носят коммерческий характер, содержат предложение о сотрудничестве на определенных условиях (поставка товара или продукции, оказание услуг или выполнение работ в соответствии с перечнем, сроки изготовления, поставки, выполнения или оказания, цена за единицу и общая стоимость контракта, условия оплаты, место и условия доставки).

Отличием оферты является указание в деловом письме всех существенных условий, необходимых для заключения договора поставки, договора оказания услуг или договора подряда. К существенным условиям, согласно Гражданскому Кодексу, относятся наименование товара, работы или услуги, цена, срок и место. При отсутствии этих данных деловое письмо не считается офертой, а называется коммерческим предложением.

2. Гарантийное письмо

По содержанию подобные письма направлены на обращение к деловому партнеру с определенной просьбой и одновременным предоставлением гарантий по выполнению обязательств со своей стороны.