Корн вызвался сам меня сопровождать по лавкам и ателье. Оно и понятно. Графиню знают все, а вот Ланса – только Корн. А я сама ни в жизнь не разберусь, какой костюм мне понадобится для работы в ведомстве. Униформы тут увы не предусмотрено. Приходится ломать голову на тему «нечего надеть». На первое время накупив несколько костюмов мы пообедали, после чего я переехала в другой номер уже окончательно в виде Ланса. Наконец, с обеда я приступила к работе.

Начала с корреспонденции за сегодня. Рассортировала так, как просил Корн. Приглашения и любовные письма отдельно, письма деловые и личные, отчеты по различным проектам от сотрудников, газеты и рекламные буклеты, приказы и распоряжения смежных ведомств и отделов, распоряжения от Повелителя и королевы. Отчиталась перед Корном. Он одобрил и отпустил домой. Да сейчас же. Раз основная работа сделана – займемся изучением существующего процесса. Что и как тут у нас организовано в плане корреспонденции.

Открыла смежную с моим кабинетом дверь в хранилище документов. Множество шкафов, ломящихся от макулатуры. Да, срок хранения всего этого хлама не менее года. Это все понятно. Но как среди этого бардака искать нужные бумаги? Да, есть журнал. Ну нашел ты запись, когда поступил документ. Нашел в хранилище нужную дату. А теперь мил человек, потрать-ка ты минимум полдня, чтобы найти среди всех документов за эту дату нужный тебе закон. А если ты хочешь найти все документы, связанные с конкретной темой, то флаг тебе в руки, барабан на шею и паровоз навстречу. Ничего у тебя не получится.

Это что вообще тут? Пионерлагерь, что ли? Ну, ладно, рекламы, газеты и любовные письма. Но разве так можно с делами важными обращаться? Это типа наработанная веками методика документооборота или снова «исторически сложилось»? Ну уж нет. Взялся делать – либо делай хорошо, либо вообще не делай. В любом случае, я не сломаю уже имеющуюся систему дополнительной детализацией и группировкой. Сейчас уже поздно, но я попробую разобраться с этой всей фигней. Правда, придется пахать, но хотя бы за последний год я сумею разобраться с бумагами и наладить документооборот.

Что ж, начнем с прошлого первого дня нового года.

…Через пару недель первое полугодие было мною изучено и выделены основные направления возможной группировки. Я накидала несколько вариантов, сделала презентацию по ним, рассказав на бумаге о плюсах и минусах каждого параметра и предложения по их комбинированию. Обычные вложенные папки. Берем направление, к примеру, торговая гильдия. Выделяем все проекты, связанные с ней, начиная с пошлины и заканчивая проектами по различным сегментам торговли. Далее каждый проект связывается с документами по нему. Назначила встречу Корну. Также нужно предусмотреть гибкость новой системы организации. Если в один прекрасный момент захочется видеть группировку не по проектам, а по сегментам экономики или другому параметру, или менять иерархию группировок – это должно происходить быстро и приятно, безо всякого геморроя, как сейчас.

– Привет, Лана. То есть Ланс. Хочу сказать, что очень доволен твоей работой. Никаких нареканий у меня нет. Ты молодец, – улыбнулся Корн, когда в назначенное время я вошла в кабинет с бумажным планшетом, – Рассказывай, что придумала. Сразу хочу сказать, что от привычек старых очень сложно отказываться, поэтому имей ввиду, что вероятность отказа от твоих предложений по оптимизации равна 90%. Практика, наработанная годами, доказала свою эффективность. Но, тем не менее, давай, рассказывай уже.

И я рассказала. Со всеми выкладками и обоснованиями. Также предложила вести по каждой теме или проекту журнал регистрации документов. Своеобразную опись. Основной упор сделала на взаимосвязь документов по конкретной теме, а не дате. Т.е. дата должна быть вторичной группировкой и сортировкой после тематики. Дополнительная группировка по источнику информации. Плюсы, минусы, предложения по физической организации хранения, картотека, возможность использования магических компонентов системы хранения. Возможность организации магической картотеки. Ну, а чего, пусть здесь компьютеров, интернета, серверов и, тем более, облачных технологий и нет, но зато есть магия, которая, в принципе, может успешно заменять земные технологии. Надо просто подумать, что и как можно заменить. Ну и на закусь приготовила статистические данные по затратам времени на поиск нужного документа сейчас и планируемый эффект после оптимизации процесса.

– Что могу сказать тебе, Лана. Ты у меня работаешь две недели всего. Новичок. А премию уже заработала. Я обсужу это со своими помощниками и можешь приступать к детальному планированию оптимизации процесса документооборота. Идея отличная. Премию выдам по истечении месяца. Данные все подтверждаю. Согласен, что надо начинать с прошлого года. Документы более далекого прошлого оставим на самый последний этап. Жду от тебя завтра план работ и требования к нужным тебе специалистам. Будешь руководить сама этим проектом. Встречаемся завтра в это же время. Успеешь?

– Да.

– Ты молодец, Лана. Сколько ночей ты не спала, пока разгребала весь этот хлам? – спросил Корн

– Да забей, все нормально. Мне будет греть душу и давать энергию осознание моей причастности к наведению порядка, – улыбнулась другу. Ох, как хорошо! Еще и премию заработала. Вообще отлично! А ночи… так я привыкла. Два – три часа бывает достаточно. К тому же я не злоупотребляла. Раз в неделю спала по восемь часов. Так что, зря ты наговариваешь на честную меня.

Ладно. Корреспонденцию за вчера я разобрала, а значит остался отчет для завтрашней встречи с Корном и можно будет сегодня лечь пораньше и выспаться. Сказано – сделано. Проект можно растянуть и на год, но у меня только пара месяцев. Поэтому берем по человеку на анализ и структуризацию документов на квартал. Итого четверо. Еще один заместитель мой, который будет отвечать за проект после меня. Заместитель по хозяйственной части. Это первый этап. Продлится он месяц. Результаты этапа – выделенные направления, проекты, задачи с полностью составленными описями.