Напротив каждого действия необходимо указать ресурсы, которые необходимы для его осуществления. Указываются не только недостающие ресурсы, но ВСЕ те, которые понадобятся для осуществления данного действия.

Если нам необходимо выкопать большую и глубокую яму, начинающуюся у ограды, за определенный период времени («до обеда»), и у нас уже есть требующееся количество добровольцев (5 человек), а лопат только 3, то в графе, посвященной ресурсам для осуществления действия «копание ямы в период времени, верхняя граница которого – обеденный перерыв», надо указать не только недостающие 2 лопаты, но «5 человек и 5лопат». А еще лучше – вместо количества людей указать объем работы в человеко-часах.

Если для осуществления действия необходимы какие-либо ресурсы – компьютер, автомобиль, другое оборудование – на ограниченное время, скажем, 5 дней, то будет ошибкой включать полную стоимость приобретения такого оборудования в ресурсы проекта. Следует узнать цену на аренду оборудования (посмотреть предложения организаций, предлагающих такую услугу) или стоимость амортизации оборудования на этот срок (работа для бухгалтера).

Если для проведения анализа центральной проблемы нашего проекта нам требуется аренда зала на 50 мест на 3 дня, вы ведь не будете включать среднюю стоимость такого помещения на рынке недвижимости в калькуляцию проекта?

После указания ресурсов, необходимых для осуществления действий, которые приведут к достижению промежуточного результата, необходимо убедиться в том, что совокупность действий и перечисленных ресурсов в сочетании с допущениями гарантируют достижение промежуточного результата, и выбранные для него показатели будут достигнуты.

После завершения этапа описания ресурсов опять же требуется убедиться в том, что все участники обсуждения согласны с представленной схемой в целом (от действий в совокупности с допущениями – к промежуточным результатам, от промежуточных результатов в совокупности с допущениями – к цели проекта, от цели проекта в совокупности с допущениями – к общей цели). Если же это не так, необходимо продолжить работу до достижения полного согласия всех сторон с внесением необходимых изменений.

После завершения этапа планирования действий логико-структурная схема, наконец, заполнена!

Вот как приблизительно будет выглядеть логико-структурная схема для нашего примера после предварительного составления «на карточках» (см. Рисунок 18.):

Рисунок 18. Пример логико-структурной схемы – шаг 4

Если документ, в котором будет присутствовать заполненная ЛСС, предназначается для подачи заявки на получение финансирования проекта, надо учитывать, что различные грантодатели и доноры руководствуются своими собственными правилами при оценке стоимости проекта. К примеру, объем работ может переводиться в человеко-часы, а затем стоимость проекта рассчитывается по стоимости единицы потраченного времени. Практически любая организация по первому запросу предоставит требуемые стандарты, руководства по заполнению заявки, условия конкурса и иную подобную информацию, используя которую в сочетании с имеющейся логико-структурной схемой, вы легко справитесь с оформлением документов.

Итак, чтобы составить план действий, необходимо:

1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.

2. Определить допущения для плана действий в целом.

3. Определить набор ресурсов, необходимый и достаточный для выполнения каждого из действий.

4. Проверить логику: совокупность выполненных действий при условии предоставления ресурсов и соблюдении допущений должна гарантировать достижение промежуточного результата.

5. Убедиться, что все участники обсуждения согласны с полученной картиной. Если это не так, продолжите работу по выбору и уточнению действий для каждого из промежуточных результатов.

6. Убедиться в том, что логика проекта сохранена.

Строго говоря, применение логико-структурного подхода завершается на предыдущем этапе, однако для эффективного планирования проекта важно составить календарный план работ (график мероприятий) на основе уже заполненной логико-структурной схемы.

После того, как определен план действий, мы должны установить временные рамки нашей деятельности в целом и ее отдельных этапов в частности. Также нужно установить приоритет выполнения действий: какая работа должна быть выполнена в качестве подготовительного этапа для последующих действий, а какая – для «отшлифовки» результата, каковы критические точки в выполнении нашего проекта. Необходимо определить ответственность каждого из участников на каждом из этапов выполнения проекта, чтобы четко знать, кто руководит работой на каждом из «фронтов», к кому обращаться за помощью и консультацией, кто будет нести ответственность в случае неожиданных сбоев и принимать ключевые решения. Также потребуется более подробная детализация программы действий до заданий.

Отвечаем на вопросы: Когда? Кто? Кто ответственный? Что должно быть сделано?

Наиболее часто план работ составляется в виде диаграммы Гантта (Gantt diagram).

Диаграмма Гантта названа в честь Генри Гантта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гантт изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Гантта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.