Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Пример.

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Входящие документы– это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

Помните!

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Исходящие документы– это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.

Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят следующим образом:

Проверьте!

• Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, индекса, отметку о категории отправления.

• Правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляется по факсу.

• Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Помните!

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Внутренние документы– это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Организация работы с внутренними документами выглядит следующим образом.