Гарантийные письмапредназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Презентационные (рекламные, коммерческие) письмаимеют целью презентовать (буквально – представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы). Например, политического деятеля или общественно значимое событие.

Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

Уважаемые господа!

Редакция нашей газеты заинтересована в сотрудничестве с обучающими и консалтинговыми организациями.

Данные маркетинговых исследований показывают, что рекламные акции в специализированных печатных изданиях более результативны и вызывают большее доверие, чем радио, телевидение и газеты с размытой аудиторией. Залог успеха рекламной кампании – целевая аудитория.

Аудиторию нашей газеты составляют директора и руководители высшего уровня (10,8 %), бухгалтеры (75,2 %), юристы (8,4 %), аудиторы, сотрудники консалтинговых фирм (4,3 %), государственные чиновники, студенты (1,3 %) – Тираж газеты – более 100 тыс. экземпляров. Большая часть тиража распространяется по подписке в организации.

Если вы заинтересованы в новых клиентах, реклама ваших услуг в нашей газете привлечет внимание тех, кто наиболее нуждается в вас. На рекламу образовательных и консалтинговых услуг в нашей газете предусмотрены скидки – до 7 % на публикацию каждого рекламного объявления.

Высылаем вам прайс-лист и готовы предоставить любую интересующую нас информацию.

Редакция нашей газеты надеется на плодотворное сотрудничество. Телефон для справок: (095) 345-12-79.

С уважением,

Письма прямой почтовой рассылки(директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.

Краткие письменные сообщенияиспользуются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.

Отличительными особенностями напоминания являются:

1) ссылка на высланное ранее уведомление;

2) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

3) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.

Сопроводительные письма– это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.

Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.

Письмо-благодарность(благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Письмо-соболезнование– письмо, составляемое в трагических жизненных ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).

В письмах-соболезнованиях используются следующие фразы:

Примите наше самое искреннее сочувствие по поводу смерти… Мы глубоко огорчены, узнав о смерти…