Объяснительная запискаотносится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

1) адресат (кому она адресована);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

4) текст;

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

Директору ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву от Коркина В.И., специалиста отделов внешних контактов

Объяснительная записка

16 января 2006 г. я опоздал на работу на один час по причине плохой работы городского транспорта. Автобус № 93, как нам объяснили в диспетчерской, сломался.

Дата

Подпись

Прием посетителей– один из важнейших функций в работе секретаря.

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;

2) представители других организаций;

3) посетители по личным вопросам;

4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.

Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.

Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки.

Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не возвращается, т. к. это равносильно отказу в приеме.

Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество, должность и место работы; расспросите его о цели визита.

Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.

Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то время, посетителю можно предложить ознакомиться с проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того, предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью фирмы и спектром ее услуг.

При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но не слишком пристально.

Для того чтобы определить, к кому направить посетителя, секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и т. п.

Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить посетителю пройти в кабинет.

В каждой организации существует круг лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и беспрепятственно пропускать к шефу.

Если руководитель не может принять посетителя в данный момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.

Если в организации строгий пропускной контроль, секретарь заранее заказывает пропуска для посетителей, самых важных гостей встречает в холле, а затем, приглашая их следовать за собой, провожает в кабинет руководителя.

Если гости прибыли в середине дня, предварительно побывав на других объектах, надо показать им, где они могут привести себя в порядок.

Если к руководителю пришел важный посетитель, секретарь должен приветствовать его стоя и лично доложить о нем шефу, затем открыть дверь и пригласить посетителя войти.