Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли рабочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо «отчуждения», которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже решила оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.

Некоторые организации привлекает концепция «гостиничной системы», при которой сотрудники поддерживают полностью самостоятельные и мобильные рабочие места, позволяющие «подключиться» в любой точке, где работает компания, и выполнять поставленные задачи прямо на месте. У меня вызывает сомнения практическая эффективность данной концепции. Мой друг, который участвовал в создании «офиса будущего» для правительства Соединенных Штатов в Вашингтоне, округ Колумбия, утверждал, что устойчивость гостиничной организации труда нарушалась фактором «мое» — люди хотели располагать собственными ресурсами. Я считаю, что есть и более глубокая причина несостоятельности концепции: чтобы использовать системы, имеющиеся в нашем распоряжении, нам необходимо свести к нулю сопротивление на подсознательном уровне. Постоянная необходимость заново создавать корзину «Входящие», систему организации данных и определять метод и место обработки рутинных проблем может рассеивать значительную долю нашего внимания.

Крайне важно иметь собственное рабочее пространство. Вы ведь хотите пользоваться своими системами, а не просто думать о них.

Вы можете работать практически где угодно, если располагаете прозрачной, компактной системой и знаете, как обрабатывать задачи быстро и оперативно. Но вам все равно понадобится «домашняя база», т. е. четко подобранный набор инструментов и достаточное пространство для всех ссылочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой, когда вы «осядете». У большинства людей, с которыми я работаю, есть, по крайней мере, по четыре выдвижных ящика для печатных справочных материалов общего характера и документальных данных по проектам — и трудно представить, чтобы все это можно было легко перевозить с места на место.

Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то для начала вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструментов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возможностей использования в работе новых инструментов.

Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следующее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функционален на самом деле.

Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме места на рабочем столе вам понадобятся:

• Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).

• Пачка простой бумаги формата А5.

• Ручка или карандаш.

• Самоклеющиеся листки.

• Скрепки для бумаг.

• Скрепки для переплета.

• Скоросшиватель и скрепки к нему.

• Клейкая лента.

• Ластик.

• Автомат для наклеивания этикеток.

• Папки для бумаг.

• Ежедневник.

• Корзины для мусора.

Лотки для бумаг

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». Самые удобные — продольные лотки размером с конверт или широкого формата, которые можно ставить один на другой, без «ската», чтобы бумаги не высыпались.

Простая бумага

В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага. Хотите — верьте, хотите — нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, мало кто придерживается простой системы «по одной идее на лист». В любом случае важно, чтобы под рукой было много бумаги малого формата или блокнотов, которые бы упростили запись спонтанных идей.

Канцпринадлежности — самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т. д.

Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.

Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.