Еще один момент. Какой бы ни была ваша работа – перекладываете вы бумажки в приемной, стоите днями у ксерокса или рисуете картины в мастерской, – свой КПД сделайте максимальным. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд мелочь учитесь делать качественно. Помните: сделанное плохо придется исправлять. Это необходимо, чтобы эффективно использовать свое время, а значит, быть на хорошем счету и продвигаться по служебной лестнице, да и просто чтобы уважать себя.

Большую часть времени на работе поглощает непродуктивное общение с окружающими: пустые разговоры, совещания и нескончаемые отчеты. Однако причина нехватки

времени не только в лени. Большое значение имеет и недостаточный отдых в перерывах между делами – это доказали результаты соцопроса, в котором приняла участие тысяча респондентов – сотрудников московских фирм. Так, обеденный перерыв 70 % из них длится менее часа. При этом 55 % работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте. По словам 69 % опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять запланированные на вечер мероприятия. 73 % указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно. Отсюда вывод: как работодатели, так и вы сами должны следить, чтобы эффективно отдыхать от работы, хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа в течение рабочего дня, не существует. У кого-то обеденный перерыв длится час, у кого-то 45 минут. Однако промежуточный отдых может значительно повысить производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами. Не бойтесь расслабляться на рабочем месте. Вот несколько рекомендаций. Делайте небольшие перерывы, хотя бы чтобы выпить чаю. Распределяйте дела в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером. Прогуливайтесь на свежем воздухе во время обеденного перерыва. Регулярно проветривайте офис.

Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, просматривать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром – блок исходящих и входящих звонков, днем – общение, к вечеру – работа с документами. Если вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.

Последний совет. Не забывайте о принципе закрытых часов, то есть для концентрации и тщательного выполнения

важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше уединиться, не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, и важная работа будет выполнена качественно и без ошибок.

восьмой шаг к успеху

Для успешной организации рабочего времени:

□ настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием жестких и гибких задач, чтобы успевать выполнять главное;

□ выделяйте 10 минут вечером или утром для обзора задач на день;

□ при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки и стикеры;

j заведите стратегическую картонку – закладку с ключевыми долгосрочными целями;

□ в плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи;

J делайте список гибких задач ориентированным на результат;

□ выделяйте в списке несколько приоритетных задач и начинайте день именно с них;

□ при планировании жестких встреч закладывайте резервы;

□ согласовывайте с партнерами нормы пунктуальности;

amp; запасайтесь избыточной информацией – все может пойти не по плану;

□ экономьте время на работе: избегайте ненужного общения;

используйте принцип закрытых часов, чтобы спокойно решить важные вопросы.

глава 9

ОТДЫХ: КАК СДЕЛАТЬ ЕГО ЭФФЕКТИВНЫМ

Для того чтобы добиться успеха в жизни, а именно это – цель использования системы тайм-менеджмента, необходимо так же эффективно уметь отдыхать, как и работать. Наверняка вам часто приходилось чувствовать себя уставшей, измотанной, когда любимая работа превращается в каторгу, а домой идти хочется еще меньше, чем работать, поскольку там отдохнуть тоже не удастся. Если да, то вы относитесь к большинству российских женщин, которые переутомляются на работе, а вечера и выходные проводят тоже как у мартеновской печи.

Ситуацию можно легко изменить, если следовать принципам тайм-менеджмента, грамотно организовывая не только время, затрачиваемое на труд, но и время, предназначенное для отдыха. Человеческий энергетический ресурс не безграничен, и его запасы быстро исчерпаются, если не восстановить их вовремя. Не следует думать, что во время отдыха вы тратите время зря. Просто нужно научиться отдыхать эффективно, чтобы хватало сил и энергии все успевать.

лучший отдых – это сон

Во время интервью с руководителем крупной компании я задала вопрос: "Какая ваша самая заветная мечта?" Он ответил: "Выспаться!" Почти уверена, что об этом давно мечтаете и вы. Это объяснимо, ведь сон – самый эффективный вид отдыха и восстановления сил. Всегда ли правильно мы его организуем? Речь идет не столько о количестве времени, затрачиваемом на него, сколько о качестве сна. Повысить его можно не только не увеличивая время отдыха, но даже уменьшив количество часов на сон. При этом можно увеличить период активного бодрствования, не ощущая усталости и потерь энергии, а это уже несколько дополнительных часов для плодотворной работы. Вот несколько правил.

• Засыпайте и просыпайтесь в одно и то же время. Неритмичным бывает чаще именно отход ко сну, поскольку утром в большинстве случаев мы поднимаемся в одно и то же время. Человек – существо биологическое, которому необходим определенный ритм. Организм привыкнет к нему, и заснуть и проснуться будет легче.

Проветривайте комнату перед сном.

• Ужинать желательно за несколько часов до сна.

Не помешают также непродолжительная вечерняя прогулка и горячая расслабляющая ванна. Хорошо на сон грядущий почитать что-нибудь легкое или послушать спокойную музыку. Найдите занятие, отвлекающее от дневных забот, способствующее переходу в более спокойный ритм и переключению в режим сна.