В конечном счете именно влияние руководства – соответствующий приказ и меры по его обеспечению – являются ключевыми. Пользователю система не нужна, она нужна руководству, и руководство должно помнить об этом.

В феврале 2002 года в известной оптово-розничной компании в результате запуска ERP в опытную эксплуатацию (на тот момент в ERP была настроена только оптовая торговля) оптовый оборот упал на треть.

К такому результату привело сочетание двух факторов: наличие приказа об обязательном вводе данных и неготовность системы, то есть ошибки в настройках, не позволявшие вводить операции. Это привело к частичной остановке бизнеса. Стоянка и двор при складе компании были забиты фурами, которые не разгружались и не загружались из-за невозможности ввода операций в систему… Так что же важнее: бизнес или ERP? Ответ однозначный – бизнес.

Часто неготовность системы к запуску выявляется на этапе внедрения. В этом случае следует выяснить причины сбоев и ошибок, а затем отменить запуск вплоть до устранения причин. Чем быстрее это будет сделано, тем меньше простоит бизнес. А некоторый простой, скорее всего, неизбежен – ведь ИТ-специалисты должны разобраться, в чем причины неудачи, чтобы этот сценарий не повторился при следующей попытке.

Отмена приказа о внедрении – это удар по авторитету руководителя. Степень риска бывает разная. Бывает даже, что руководитель предпочитает не останавливать опытную эксплуатацию, а пожертвовать временной остановкой бизнеса. Именно так и было сделано в приведенном примере. В таком случае специалистам ИТ следует немедленно искать пути решения проблем. Часто дело заканчивается полной перенастройкой системы. Каждый час, потраченный на переделки, – это час простоя бизнеса. В такой период на предприятии и появляются шутки про программистов, которых можно застать на работе в девять утра только потому, что они там и ночевали.

Обнаружение неработоспособности системы на этапе ее развертывания, увы, дело обычное. Первая причина – это, как я уже говорил, низкое качество предпроекта. Но ситуация может возникнуть, даже если предпроект выполнен удовлетворительно или хорошо, то есть хорошими и заинтересованными результатом специалистами, внимательно, по правилам, с документацией и т. д. А все дело в тестировании.

Вторая причина – невозможность протестировать систему в условиях, близких к боевым. Почти все операции в ERP взаимосвязаны. Протестировать взаимное влияние всех операций друг на друга невозможно, слишком много понадобилось бы тестов.

Зачем тестировать любые варианты, если реальная работа ограничена определенным набором операций? Проблема в том, что правильно определить этот набор совсем не просто. Тут не поможет консультант по системе (его компетенции недостаточно, чтобы судить о бизнесе), ни специалист из бизнеса (он пока еще плохо знает систему). Кстати, одна из важных задач предпроекта – добиться от консультантов по системе хорошего понимания данного бизнеса. Это пригодится не только при настройке, но и при подготовке сценариев тестирования.

Кроме того, тестирование проводится на ограниченном количестве рабочих мест. В боевых условиях с системой одновременно работают множество специалистов. Количество операций, выполняющихся одновременно или последовательно, оказывается заметно больше, чем проверялось на тестовых примерах. Тут-то и выплывают различные неприятные моменты, которые не были заметны при тестировании в «щадящем режиме».

Третья причина в том, что персонал компании обычно тестирует систему невнимательно. Специалисты из бизнеса смотрят на придуманные консультантами цифры через незнакомые интерфейсы и не готовы вникать в детали. Это может усугубляться высокой текущей занятостью и отсутствием ответственности за некачественное тестирование.

Оба предлагаемых способа непростые организационно и затратные. Однако это дешевле возможного простоя, и порой лучше потерять рубль сегодня, чем десять завтра. К тому же простой не сводится к недополученной прибыли – это, например, еще и отрицательное влияние на лояльность клиентов.

Первый способ используется довольно часто. Внедрение проводится не на пустом месте, обычно новая программа заменяет устаревшую или их семейство. Напрашивается очевидный путь тестирования – параллельный ввод данных в две системы одновременно. Чтобы специалисты по бизнесу от процесса не бегали, полезно закрепить этап приказом и инструментами его контроля. Важно, чтобы в систему вводилась полная информация за день. Если это невозможно, значит, система не готова или же специалисты не желают с нею работать.

Такой путь проверки можно применить и при запуске системы в опытную эксплуатацию. Тогда акт о начале промышленной эксплуатации будет связан с результатами сверки отчетов старой и новой систем. Это не значит, что результаты должны совпадать. В системах могут быть разные отчеты, разная точность и детализация учета. Однако полезно выявить причины несовпадения и оценить, насколько расхождение соответствует плановому. После начала промышленной эксплуатации старую систему можно отключать.

Второй способ более сложный. Он полезен, если объем обрабатываемых данных не позволяет одновременно вводить данные в обе системы. Следует полностью смоделировать день, а лучше несколько дней работы вашей компании. Например, так: устроить субботник для работников компании (рекомендую доплатить им за эту работу) и полностью выполнить ввод данных за один день прошедшей недели. В качестве образца для теста лучше выбрать день, наиболее загруженный в смысле объема данных. Специалисты ИТ будут контролировать все сложности, возникшие при работе системы, чтобы впоследствии от них избавиться. После исправления ошибок следует повторить эксперимент.