2. Потребители времени: повторяющиеся задачи или требования, которые надо выполнять даже ценой перерывов в более серьезной работе. С некоторыми представителями этой категории вы наверняка знакомы: это чтение электронных писем и ответы на них, телефонные звонки, обслуживание клиентов (отслеживание заказов, послепродажная поддержка и т.д.), финансовые или торговые отчеты, личные поручения, все прочие необходимые и повторяющиеся задачи и действия.

3. Нехватка полномочий: случаи, когда для каких-либо мелких действий требуется одобрение вышестоящих лиц. Вот лишь некоторые: решение проблем с покупателями (потери и повреждения товара при доставке, неисправность и т.д.), контакты с покупателем, наличные расходы всех видов.

Рассмотрим поочередно предписания для всех трех категорий.

Расхитители времени: станьте невеждой

Лучшая защита – удачное оскорбление.

ДЭН ГЕЙБЛ,

обладатель золотой олимпийской медали по рестлингу и самый удачливый тренер в истории

От расхитителей времени легко избавиться. Главное – ограничить доступ и вступать в контакт в случае крайней необходимости.

Шаг первый – ограничьте чтение и написание электронных писем. Электронная почта – самая распространенная в современном мире помеха в делах.

1. Если вы пользуетесь Outlook или подобной программой, отключите звуковое оповещение и автоматический прием-отправку сообщений, из-за которых вы узнаете о новых письмах сразу же после их получения.

2. Проверяйте электронную почту всего два раза в день: первый раз около полудня или перед обедом, второй – в 16:00. К этому времени у вас наверняка накопится максимальное количество ответов на разосланные ранее письма. Никогда не проверяйте почту первым делом по утрам*. Вместо этого закончите самые важные задачи до 11 утра, чтобы потом не откладывать их, ссылаясь на необходимость пообедать или просмотреть почту.

Перед тем как начать проверять почту дважды в день, создайте автоматический ответ на письма, который приучит вашего босса, коллег, поставщиков и клиентов действовать эффективнее. Я посоветовал бы вам не спрашивать разрешения на это нововведение. Помните одну из наших десяти заповедей: просите прощения, а не разрешения.

Если вам все-таки боязно, поговорите с непосредственным начальником и предложите пробный запуск автоответа на один – три дня. В качестве причины сошлитесь на незаконченные проекты, необходимость постоянно отрываться от дела и вызванное этим раздражение. Не стесняйтесь списать все на спаммеров или найти другого козла отпущения.

Вот простой шаблон электронного письма, которым можно воспользоваться:

«Друзья (уважаемые коллеги)!

В настоящее время ввиду большой загрузки я проверяю почту и отвечаю на письма дважды в день – в 12:00 и в 16:00.

Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555.

Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности.

Искренне Ваш, Тим Феррис»

Следующим этапом станет максимально быстрый переход на проверку почты раз в день. Экстренные случаи – большая редкость.

* Одной этой привычки хватит, чтобы изменить вашу жизнь. Казалось бы, мелочь, а эффект поразительный. – Примеч. авт.

Препятствовать препятствиям и уметь отказывать

Люди зачастую не могут дать адекватную оценку тому или иному событию, делают из мухи слона, придают важность мелочам. Автоответ на письма – инструмент, который не снижает общую эффективность, а заставляет людей задуматься, стоит ли отвлекать вас от дела, помогает снизить значение события и сократить количество контактов, отнимающих время.

Поначалу я ужасно боялся пропустить важный вопрос и стать невольно причиной катастрофы, вероятно, как опасаетесь и вы, читая эти рекомендации. Но все обошлось. Рискните, приготовившись в процессе устранять мелкие неувязки.

Если хотите узнать, какой вариант личного автоответа на письма никогда не вызывал жалоб и до сих пор дает мне возможность проверять почту только раз в неделю, отправьте письмо по адресу #mailto:timothy@brainquicken.com . За три года автоответ подвергся небольшой правке и теперь работает, как амулет.

Шаг второй – поставьте заслон от входящих телефонных звонков и максимально ограничьте исходящие.

1. По возможности пользуйтесь двумя телефонными номерами, например офисной линией (для несрочных дел) и мобильником (для срочных дел). Можно также завести два мобильных телефона или пользоваться для несрочных дел виртуальным телефонным номером, который переводит звонки в онлайн-службу голосовых сообщений (например, www.skype.com ).

Укажите номер телефона в автоответе на электронные письма и отвечайте на звонки, кроме тех случаев, когда позвонивший неизвестен или вы не хотите отвечать. Если сомневаетесь, препоручите голосовой службе ответить на звонок, а потом прослушайте сообщение целиком, чтобы оценить его важность. Если с ответом можно не спешить, не спешите. Люди, которые отнимают у вас время, должны научиться ждать.