При составлении графика учитываются даты заседаний президентских советов, Госсовета, советов по культуре, внешней политике, безопасности и т. п. В графике фиксируются все праздничные даты и торжественные мероприятия.

У ответственного за график все эти встречи и визиты сводятся воедино, и в результате появляются графики по всем направлениям внутренней и международной деятельности президента. Президент знакомится с ними, что-то помечает, поправляет, потом подписывает. После этого в администрации окончательно уточняют даты, с тем чтобы загрузка президента была более-менее равномерной.

28 декабря на стол президента ложится график его международных встреч на будущий год с точным указанием места и времени проведения всех мероприятий. Этот график выстраивается по той же схеме.

Все основные документы, которые готовят различные подразделения и управления администрации для президента, в том числе периодически составляемые аналитические записки, проходят через главу администрации. Каждый понедельник глава администрации проводит совещание со своими заместителями. На этом совещании разрабатываются общие стратегия и тактика в решении насущных проблем, которые заместители главы администрации доводят до сведения начальников управлений. Те, в свою очередь, информируют своих сотрудников о поставленных перед ними задачах. Начальники управлений ведут всю рутинную работу и отвечают за деятельность своих сотрудников, которые должны вовремя отчитываться перед ними о выполненном задании.

К примеру, из региона пошел поток писем с жалобами или оттуда приехала бригада, изучавшая положение дел на месте, и привезла материалы, свидетельствующие о серьезных социальных, хозяйственных или экономических проблемах. Территориальщики на основании этих материалов готовят аналитическую записку, которую передают главе администрации, а в понедельник, на очередном совещании, принимается решение: по этим вопросам доложить президенту.

В ходе обсуждения у главы администрации мнения могут сильно расходиться. В таком случае президенту докладывается и коллективное мнение, и особое, чтобы не допустить ошибки.

Что касается текущих дел, то еще при М. С. Горбачеве был заведен порядок, сохранившийся до наших дней. Утром завсекретариатом кладет на стол президенту несколько папок разного цвета. В одной лежат письма, жалобы, предложения. В другой — проекты указов, в третьей — проекты распоряжений, в остальных — аналитические записки, документы к рассмотрению и т. д. Президент начинает свой рабочий день с этих папок. Завсекретариатом или один из помощников при этом присутствует и докладывает президенту по каждому документу. Президент читает, пишет резолюции, и бумаги получают ход. Завсекретариатом фиксирует их движение и осуществляет контроль за выполнением распоряжений президента.

Каждый заместитель главы администрации в течение месяца-полутора бывает у президента без главы администрации, докладывает по своим вопросам. Это особенно важно, когда готовятся мероприятия, связанные с визитами, проведением встреч «восьмерки». В таких случаях президент назначает день и час встречи, выслушивает, делает замечания. Потом, с учетом замечаний президента, готовятся материалы, окончательная редакция текста выступления, который «причесывают» спичрайтеры, не могущие знать всех нюансов, зато делающие литературную обработку выступления и привносящие в него эмоции, чтобы оно лучше воспринималось и запомнилось. Если при подготовке текста возникают разногласия в оценках, об этом обязательно докладывают президенту, который выслушивает одну и другую стороны и принимает окончательное решение.

Исходя из графика президента строится и деятельность администрации.

Управление по внешней политике ведет работу в тесном взаимодействии с МИДом, в частности, при подготовке визитов. Здесь изучают поток обращений к президенту, связанных с международными событиями. Запрашивают мнение МИДа, готовят соответствующий анализ. Сотрудники управления разрабатывают стратегию внешнеполитической деятельности, готовят выступления президента по международным проблемам. Дают задание министерствам и ведомствам на проработку межправительственных соглашений по сотрудничеству в различных сферах. Здесь собирается информация, поступающая по линии МИДа, других министерств, Службы внешней разведки, ГРУ, а также собственного аналитического управления.

Международные связи есть сегодня у огромного числа не только госучреждений, но и предприятий, банков, крупных корпораций, которые осуществляют эти связи на постоянной основе. Когда готовится по их линии, к примеру, международная конференция, они приходят, советуются, получают необходимые материалы. Управление поддерживает непосредственную связь с посольствами. Посол иностранного государства может в любое время попросить о встрече С. Э. Приходько, который одновременно является заместителем главы администрации и руководителем управления. Он выслушивает посла, готовит соответствующую записку, получает информацию в МИДе, сопоставляет, докладывает президенту. Все зависит от степени важности затронутой проблемы. Если дело терпит, информация о встрече в обычном порядке поступает к президенту через Д. А. Медведева.

Управление кадров занимается кадровыми вопросами по всем направлениям: речь идет о подборе кадров не только в администрацию президента, но в правительство, вооруженные силы, государственные комитеты, ведомства. Сотрудники управления курируют сферы, знакомые им не понаслышке: военный отвечает за военных, человек, имевший отношение к науке, — за научные кадры, каждый по своему направлению. Все это касается тех назначений, которые делаются согласно указу или распоряжению президента и руководителя правительства—с тем чтобы была единая кадровая линия. Например, из Академии наук поступает предложение избрать вице-президентом такого-то. Здесь этот вопрос изучают, высказывают свое мнение, после чего предложению дают ход. У руководителя правительства тоже есть своя кадровая служба. В кадровом управлении аппарата президента ничего не предлагают. Здесь лишь внимательно изучают предлагаемые кандидатуры. И только если видят, что выбор неудачный, могут назвать другие имена. После принятия и согласования общее решение доводится до сведения главы правительства и главы государства.