Перечень видов вычетов, которые предоставляются при определении совокупного облагаемого дохода, хранится в справочнике «Виды вычетов».

Теперь остановимся на том, как установить работнику предоставляемые вычеты. Для этого предназначен справочник «Вычеты сотрудников по НДФЛ», который подчинен справочнику «Сотрудники». В справочнике описываются все вычеты, которые предоставляются работнику налоговым агентом в соответствии с налоговым законодательством. Обращаем внимание, что в этом справочнике не отражаются вычеты, которые установлены для отдельных видов доходов (например, по полученным подаркам, призам и т.д.). Такие вычеты рассчитываются в программе автоматически при непосредственном начислении того вида дохода, по которому предусмотрен соответствующий налоговый вычет.

Каждый вычет (строка справочника «Вычеты сотрудников по НДФЛ») описывается видом вычета и периодом, в течение которого работник имеет право на этот вид вычета. Следует различать вычеты с открытой датой и на определенный период. К вычетам с открытой датой (заполняется только реквизит «Предоставляется с») относятся стандартные налоговые вычеты, предоставляемые налогоплательщику в течение всего времени работы в организации. Вычеты с открытой датой программа автоматически принимает в расчет при ежемесячном исчислении налога на доходы до тех пор, пока в реквизите «по» не будет указана дата окончания применения данного вычета.

Помимо стандартного налогового вычета с кодами 103-105, работникам, имеющим детей, предоставляется право на вычет с кодами 101 на срок до достижения ребенком определенного возраста. Если у работника имеется право на стандартный вычет на содержание детей, то на каждого ребенка в справочнике «Вычеты сотрудников по НДФЛ» вводится отдельная строка описания вычета на основании заявления работника и представленных документов.

Для описания налоговых вычетов или внесения изменений в уже предоставленные следует в справочнике «Сотрудники» выбрать курсором работника, двойным щелчком мыши открыть форму редактирования сведений, на закладке «Основное» нажать на кнопку «Ввод данных» и выбрать пункт «Вычеты по НДФЛ». Затем в форме списка справочника «Вычеты сотрудников по НДФЛ» следует нажать на пиктограмму и описать налоговый вычет. Вычеты на содержание детей предоставляются по месту основной работы с момента представления документов, дающих право на этот вид вычета, и действуют до момента увольнения работника или достижения ребенком определенного возраста.

Следует обратить внимание на порядок отражения сумм налога на доходы физических лиц в журнале «Зарплата». Для каждого налогоплательщика в этом журнале имеется две строки с видом расчета «НДФЛ».

В первой строке отражается сумма налога, исчисленная с доходов физического лица (в частности, работника организации) и подлежащая удержанию налоговым агентом при выплате дохода. Сумма налога, подлежащая удержанию, определяется исходя из облагаемой базы и ставки налога при расчете заработной платы. При выгрузке данных, например, в редакцию 4.2 типовой конфигурации «Бухгалтерский учет», по суммам начисленных налогов формируются проводки по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и платежам», субсчет 68.1 «Налог на доходы физических лиц». Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с работниками по налогу на доходы физических лиц ведется «методом начисления».

Во второй строке показывается сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом при выплате дохода физическому лицу. Она исчисляется после выплаты дохода физическому лицу. В программе «1С: Зарплата и кадры» эта сумма рассчитывается после проведения документа «Выплата заработной платы». Сумма удержанного налога отражается только в Налоговой карточке налогоплательщика. Таким образом, на практике возможны ситуации, когда сумма налога, фактически удержанного в расчетном периоде, может быть меньше суммы налога, подлежащей удержанию с доходов физического лица.

Российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, являются налоговыми агентами.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в установленные сроки сумму налога.

Исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент с зачетом ранее удержанных сумм налога. Исключение составляют доходы, полученные от налоговых агентов индивидуальными предпринимателями и другими лицами, занимающимися частной практикой, а также доходы, исчисление и уплата налога по которым осуществляются.

Налоговые агенты производят вычисления сумм налога, исчисляя нарастающий итог с начала годового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка 13% начисленным налогоплательщику за данный период с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Сумма налога исчисляется как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы. При этом налоговая база определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Сумма налога применительно к доходам, в отношении которых применяются иные налоговые ставки, исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой сумме указанного дохода, начисленного налогоплательщику. Сумма налога исчисляется как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы. При этом налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, и налоговые вычеты не применяются.

Исчисление суммы налога производится без учета доходов, полученных налогоплательщиком от других налоговых агентов, и удержанных другими налоговыми агентами сумм налога.