Аванс, подлежащий фактической выплате работнику, уменьшается на суммы прочих удержаний (кредиты, ссуды, исполнительные документы и т.д.).

Выплата аванса в программе «1С: Зарплата и Кадры» оформляется документом «Выплата заработной платы» (меню «Документы» – пункт «Выплата зарплаты»).

Перед тем как начислить оплату за первую половину месяца уточняют сумму аванса, выплачиваемого работнику. Для удобства размер аванса в типовой конфигурации задается не в процентах, а фиксированной суммой в реквизите «Аванс» на закладке «Сотрудник» данных о работнике в справочнике «Сотрудники». При необходимости сумму аванса можно изменить в процессе заполнения экранной формы документа «Выплата заработной платы».

Заполнение многострочной части экранной формы производят с помощью кнопки «Заполнить» с опцией «Получение аванса».

Затем в дополнительной форме устанавливают критерии включения элементов справочника «Сотрудники» в многострочную часть документа.

После того как установлены критерии отбора сотрудников, наживают на кнопку «ОК», что приводит к автоматическому заполнению многострочной части документа.

Затем по кнопке «Печать» формируют платежную ведомость по форме № Т-53, а документ проводят (кнопка «Провести») и закрывают.

Процесс подготовки ведомости на выплату аванса еще не означает, что сумма аванса фактически выплачена работнику. В соответствии с установленным порядком факт выплаты фиксируется после закрытия ведомости по истечении срока, на который она открыта (выписана). При закрытии ведомости на сумму выплат по ведомости выписывается расходный кассовый ордер, а неполученные суммы депонируются.

Для депонирования неполученных сумм выписанный на аванс документ «Выплата заработной платы» следует найти в журнале кассовых документов (меню «Документы» – пункт «Кассовые документы» – подпункт «Журнал выплат»), двойным щелчком мыши перейти в режим редактирования экранной формы и нажать на кнопку «Депонирование».

Открывается форма, в которой следует флажком отметить работников, сумма к выдаче по которым депонируется, и дату депонирования.

После закрытия этой формы (кнопка «ОК») программа автоматически создает по каждому отмеченному в списке работнику документ «Депонирование», которые помещает в журнал документов «Журнал документов по кассе».

Сумма выданного аванса удерживается при выплате заработной платы за расчетный месяц. В программе «1С: Зарплата и Кадры» на сумму выданного аванса автоматически уменьшается сумма, подлежащая выдаче сотруднику за проработанный месяц после удержания налога на доходы физических лиц и прочих видов удержаний.

Выдача депонированных сумм оформляется документом «Выплата депонентов» (меню «Документы» – пункт «Кассовые документы» – подпункт «Выплата депонента»).

В шапке экранной формы документа указывают работника, получающего депонированную сумму, а в многострочной части перечисляют документы, которыми депонированы ранее не полученные суммы.

Отдельные выплаты работнику могут (а в ряде случаев и должны быть) произведены именно в межрасчетный период, т.е. в течение текущего месяца, окончательный расчет за который будет произведен лишь по завершении периода.

В межрасчетный период работнику могут быть произведены, например выплаты:

премий;

пособий по временной нетрудоспособности;

отпускных;

материальной помощи и т.д.

Суммы межрасчетных выплат учитываются при окончательном расчете с работником за проработанный месяц как в графе «Начислено», так и в графе «Удержано» расчетной или расчетно-платежной ведомости.

Под выплатами межрасчетного периода в программе подразумеваются все выплаты, которые не относятся (напрямую или косвенно) к заработной плате, например премии, пособия по временной нетрудоспособности, суммы отпускных, материальная помощь и т.д.

Платежные документы на межрасчетные выплаты в программе формируют с помощью Помощника выплаты зарплаты (меню «Документы» – пункт «Кассовые документы» – подпункт «Помощник выплаты зарплаты»).

Все суммы межрасчетных выплат учитываются (удерживаются) при окончательном расчете с работником за проработанный месяц как в графе «Начислено» расчетной или расчетно-платежной ведомости, так и в графе «Удержано».

Под подотчетной суммой понимается сумма денежных средств или стоимость денежных документов, полученных работником на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и прочее.