Этот несложный подсчет показывает, что совершенно справедливо утверждение: "Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать".

У кого учиться

Итак, есть все основания не проходить мимо неиспользуемого резерва рабочего времени — возможности повысить на 1/3 эффективность его использования.

Но не является ли химерой достижение 100%- ного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу. Обнаруженные в результате этого изучения закономерности явились основой для разработки нижеследующих рекомендаций по организации рабочего времени.

Непроизводительные траты

Однако прежде чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные виды непроизводительного расходования рабочего времени. Они делятся на:

Присущие нам — недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами являются неорганизованность и нерациональный распорядок дня.

Не зависящие от нас — избыток совещаний, на которые мы приглашаемся, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40% рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35% времени (у многих — гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

С чего начать

В качестве первых шагов к повышению организованности крайне полезно провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Суммировав зафиксированные затраты времени за день, каждый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это показывает существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, Вы будете знать структуру затрат времени и соотношение "затраты — результаты". Когда начнете работать над собой, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет Вам рост эффективности использования времени.

Есть и другой, более решительный способ получить объективную информацию — это фотография Вашего рабочего дня, проведенная кем-то из Ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к Вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации о Вас. Ибо в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для изменения их нам необходимо потрясение, не меньше... В этом плане фотография может оказаться более сильным стимулом к работе по самосовершенствованию.

Итак, первое, с чего следует начать, — это сильное желание изменить существующее положение со своим временем. Без такого желания ничего не получится — из-за нашего консерватизма, нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.

Что дадут рекомендации

161

Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25—30%. Мы знаем людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в 2 раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра

6 Зак. 352же 30% выигрыша времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для всякого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто принял эти рекомендации.

Данные рекомендации могут быть полезными руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени — как на работе, так и после нее.

И хотя они написаны применительно к труду управленца, большинство приведенных правил полезно всякому человеку — от министра до хозяйки дома.

их важности.Р

Это — первое и существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов времени состоит в том, что, когда мы тратим время на планирование времени, его становится больше.

В памятке-правилах "Как надо работать", разработанных А.К. Гастевым [см. 14], первые два абзаца звучат так: "Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы". Сделанные нами специально подчеркивания много раз повторяющегося слова "продумать" имеют целью обратить внимание на это слово, как наиболее точно отражающее основную мысль.