Этот принцип гласит: обычно 20% изделий приносят 80% случаев, а остальные 80% изделий дают лишь 20% прибыли; 80% конфликтов у вас будет с 20% подчиненных; 80% рекламаций приходит от 20% потребителей; и вообще, 80% своего времени вы тратите на 20% дел...

Проанализируйте свою работу с этой точки зрения – и вы обнаружите, что больше всего хлопот доставляет ограниченное число видов деятельности. Взяв себе за правило заниматься этими делами в первую очередь, вы резко сократите обычную «служебную задолженность».

Лучше всего браться за такие дела с самого утра. Попросите окружающих не отвлекать вас от работы, так как это очень благовидный предлог увильнуть от неприятного дела. Когда истечет «час мученичества», вы на весь день сохраните чувство выполненного долга и сознание того, сколь сильна ваша воля.

При решении неприятных дел полезно установить для себя предельный срок, который своей конкретностью вынуждает преодолеть медлительность, лень и взяться за работу. Попробуйте, может быть, это поможет и вам.

Не забудьте только о двух условиях: во-первых, предельный срок должен быть реальным, чтобы хватило времени справиться с неприятным делом без нервирующей спешки; во-вторых, дата должна быть все время перед глазами – под стеклом рабочего стола, на специальной карточке в зажиме для бумаг или, например, на специальном листе, который приколите на стену напротив своего кресла. Очень полезно бывает и сказать об этом предельном сроке окружающим: коллегам, секретарше, жене (мужу), приятелю и т.д. Сознание того, что можно оказаться в их глазах болтуном, порою дисциплинирует куда больше, чем обязательства только перед самим собой.

Наконец, если дело уж очень вам неприятно, пообещайте себе «морковку». Иными словами, назначьте премию за своевременное и успешное выполнение. Такой премией может быть ваше любимое занятие, на которое у вас обычно не хватает времени: просидеть весь вечер над книгой, докончить давно начатую модель парусника, уйти на весь воскресный день с рюкзаком за город... Опять-таки и здесь надо соблюдать правила: во-первых, не выдавать премию, если условия ее получения выполнены не полностью; во-вторых, не позволять внешним причинам лишить вас этой премии, если вы ее честно заработали. Подобные «морковки» делают жизнь чуть приятнее и очень помогают в борьбе с собственной ленью и медлительностью.

Сложно...

Чаще всего мы медлим браться за сложные задачи просто потому, что не знаем, с чего начать. Единственный выход – попытаться разбить задачу на более мелкие проблемы. Чем они мельче, тем проще их решить. Анализ раздробленных проблем обычно очень помогает в поисках первого шага, который, как уже говорилось, имеет решающее значение для конечной победы.

Формальный метод такого дробления называется построением дерева целей и подробно описывается в специальной литературе. Поэтому вдаваться в детали, наверное, нет смысла, лучше просто проиллюстрировать его примером.

Допустим, руководство поручило вам дать заключение о целесообразности внедрения на вашем предприятии принципиально новой технологии, только что разработанной учеными и ранее никем, по крайней мере, в вашей отрасли, не применявшейся.

Как разбить такую сложную задачу на подзадачи? Лучше всего начать с конца, с продумывания плана заключительного доклада руководству.

Представьте себе, какие разделы должны быть в докладе и о чем должно говориться в каждом из них. Потом продумайте, что нужно для сбора информации. Продолжайте идти по этому пути, пока вся глыба стоящего перед вами задания не распадется на первичные элементы, то есть те шаги, которые вам надо предпринять, чтобы в итоге справиться с конечной целью.

Еще одно удобство такого дробления в том, что можно заранее запланировать свою деятельность и ежедневно выкраивать немного времени на решение той или иной элементарной задачи, не нанося ущерба прочим делам.

У рекомендуемого метода есть очень полезная разновидность, которую можно назвать «способ десятиминуток». Вся сложная задача разбивается на мелкие операции, на выполнение которых требуется не более 10 минут. Предположим, вам поручено подготовить план по реализации на будущий год. Ваш опыт подсказывает, что на его подготовку нужно затратить около 30 часов. Но где из повседневной текучки выкроить столько времени? Вот тут вас и выручат «десятиминутки», в течение которых можно сделать достаточно серьезные дела: заказать в архиве копии планов за последние два года, дать задания сотрудникам о подготовке нужной информации, определить список лиц, с которыми надо проконсультироваться или согласовать проект плана и т.д.

Дополнительная выгода «десятиминуток» в том, что, имея перед глазами список мини-дел, можно эффективно использовать неожиданные паузы в течение дня.

Опыт показывает, что какими бы мелкими ни были дела, которые вы успеваете сделать за 10 минут, в итоге они резко ускоряют выполнение всей работы.

Если метод «десятиминуток» принят на вооружение, то стоит запомнить еще два важных совета:

1) всегда ранжируйте даже «мелочную» по степени значимости работу, чтобы делать в первую очередь самое важное;