Зачастую организации размещают рекламу или проводят мероприятия через рекламные агентства по агентским договорам. В этом случае организация сможет признать расходы на рекламу на основании отчета агента, в котором расшифровываются расходы агента и стоимость агентского вознаграждения. По всем расходам, указанным в отчете, рекламный агент должен представить удостоверяющие документы либо их копии. Иначе из-за отсутствия документального подтверждения принципал (организация-рекламодатель) не сможет учесть рекламные расходы при исчислении налога на прибыль.

Проблемы при налоговой проверке предотвратят также следующие документы:

– утвержденный руководителем организации до начала финансового года рекламный бюджет;

– разработанный план рекламных мероприятий, в котором укажите объекты рекламы, целевую аудиторию, бюджет рекламной кампании с обоснованием экономической оправданности расходов и ожидаемые результаты;

– локальный нормативный акт (внутренний стандарт предприятия – система менеджмента качества) – утвержденная маркетинговая политика;

– утвержденный бизнес-план и экономические расчеты на соответствующий период, подтверждающие экономический эффект от рекламы и содержащие сведения о планируемом привлечении дополнительных клиентов, увеличении выручки, расчет коэффициентов продуктивности, результативности, эффективности и т. п.;

– служебные записки о необходимости заключения соответствующего договора;

– приказы на проведение каждого конкретного рекламного мероприятия с указанием цели и порядка организации такого мероприятия;

– программа проведения каждого конкретного рекламного мероприятия;

– сметы на проведение конкретного рекламного мероприятия;

– служебные записки, в которых указана необходимость заключения договоров.

Рекламные расходы и подтверждающие их документы

Как показывает аудиторская практика, далеко не все организации уделяют должное внимание документальному подтверждению рекламных расходов, в связи с чем у них возникают налоговые риски, на которые аудиторы указывают в ходе проверок.

Пример

В 2009 г. ООО «Трэкер» осуществляло рекламу своего предприятия и выпускаемой продукции по радио и телевидению. Данный вид услуг был оказан ООО «ДВР – ТВ» (исполнитель).

Так, ООО «ДВР-ТВ» по договорам № 5 от 02.03.2009 и № 8 от 23.03.2009 оказывало информационные услуги в виде изготовления и проката видеосюжетов. Сумма расходов составила 1 140 000 руб. (без учета НДС), которая подтверждена актами выполненных работ, предоставленными исполнителем.

Следует отметить, что по условиям договора (п. 3.2) ООО «Трэкер» (заказчик) должно предоставить исполнителю условия заказа хронометраж материала, его жанр, место размещения, сроки исполнения, в соответствии с которыми исполнитель должен выполнить заказ. Однако аудитору не был представлен такой документ.

Кроме того, в актах выполненных работ за услуги по изготовлению и прокату заказных видеосюжетов не расшифровано, какие именно видеосюжеты были изготовлены и выпущены в эфир. Исполнителем не предоставлены тексты и образцы видеоматериалов рекламных роликов, также отсутствует эфирная справка, подтверждающая прохождение материала в телевизионном эфире.

В результате ООО «Трэкер» не были соблюдены требования ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, предъявляемые к оформлению первичных документов. Следовательно, такие расходы не могут быть признаны в качестве расходов при определении базы по налогу на прибыль, как не отвечающие нормам п. 1 ст. 252 НК РФ.

Отсутствие документального подтверждения затрат ставит под сомнение правомерность признания в качестве рекламных расходов для целей налогообложения прибыли стоимость услуг по изготовлению и прокату видео– и радиосюжетов на сумму 1 140 000 руб., а также обоснованность принятия к вычету входного НДС, относящегося к таким расходам в сумме 205 200 руб.

Рекомендации аудитора:

– восстановить недостающие первичные документы, в частности, сетки вещания радио– и телетрансляций рекламы (эфирные справки), тексты и видеосюжеты рекламных роликов, заявки на изготовление и выход в эфир видеосюжетов, их хронометраж и место размещения;

– в случае непредставления перечисленных документов внести изменения в данные налогового учета, исключив из состава затрат, учтенных для целей исчисления налога на прибыль, расходы на рекламу, представить уточненные декларации по налогу на прибыль и налогу на добавленную стоимость за соответствующие отчетные (налоговые) периоды, при необходимости доплатить налоги, рассчитать и уплатить пени.