Рис. 5.6. Полностью загруженный понедельник. Часть дел перенесена на вторник

К счастью, имеется дело с приоритетом В (модернизация GCC), которое тоже можно перенести. Повторите ту же операцию (переместите запись в портативном компьютере или поставьте черточку и перепишите на другую страницу в органайзере). Теперь список выглядит, как показано на рис. 5.6, и соответствует количеству часов, имеющихся в вашем распоряжении.

Работа над долгосрочными проектами

Как вы работаете над длительными проектами? Как определить сегодняшние дела, если список дел растянут на полгода?

Важно разбить большой проект на отдельные этапы. У очень больших проектов обычно есть менеджеры, которые сделают это за вас. В своем проекте вы должны все делать самостоятельно. Найдите время, чтобы разбить проект над подзадачи и оценить трудоемкость каждой. Сделайте запись о каждом этапе на страничке того дня, в который вы собираетесь приступить к данному этапу, или сделайте пометку в календаре, если этот день достаточно далек. Подобный подход к планированию сильно впечатляет менеджеров.

В моем ежедневном списке дел я записываю название проекта и текущий этап. Так я напоминаю себе об отдаленной цели, пока работаю над повседневными задачами. Например: «Реорганизация сети: карта текущей сети».

Шаг 4: выполняйте план

Весь день придерживайтесь плана как можно точнее. Вначале занимайтесь делами с приоритетом А, затем делами с приоритетом В, а если останется время, то делами с приоритетом С.

Полезно иметь какой-нибудь таймер или другой механизм напоминания о намеченных совещаниях и встречах, чтобы не приходилось постоянно отрываться от работы и смотреть на часы.

Закончив одно дело, приступайте к следующему. Не теряйте времени.

Многие жалуются, что тратят массу времени на то, чтобы решить, за какое дело взяться следующим. Простейшее решение заключается в том, чтобы сделать все дела с приоритетом А в том порядке, в каком они идут в списке, затем также поступить с делами с приоритетом В и, наконец, с приоритетом С. Мы улучшим эту систему в главе 8, а пока вы не ошибетесь, если просто будете выполнять дела по порядку. Как правило, первыми в списке указаны дела, перенесенные с предыдущих дней. Иными словами, дела, которые вы отложили, «всплывают» вверх по списку, и их надо делать в первую очередь.

Старайтесь не упускать момент и переходить к следующему делу, как только закончили предыдущее. Поступайте так даже в том случае, когда на работу ушло меньше времени, чем вы предполагали; возможно, так вам удастся предотвратить нехватку времени, если на другое дело его потребуется больше, чем запланировано.

Время от времени делайте паузы для физической разминки. Если вы справились с заданием досрочно, пройдитесь энергичным шагом по коридорам. Работа за компьютером ограничивает вашу подвижность. Прихватите с собой папку для бумаг, чтобы произвести впечатление, будто вы идете по важному делу. Никто ни о чем не догадается.

Итак, закончив дела с приоритетом А, приступайте к делам с приоритетом В. Разобравшись с ними, побалуйте себя самым интересным делом с приоритетом С.

Шаг 5: закончите рабочий день

Редко удается справиться со всеми делами из списка, тем не менее все его пункты без исключения следует обработать. Пункт списка обработан, если вы уделили ему достаточно внимания.

Последние полчаса рабочего дня посвятите анализу невыполненных пунктов. Если среди них есть дела с приоритетом А, не пускайте ситуацию на самотек. Позвоните сотруднику, который ждет решения своего вопроса, и выработайте совместный план действий. Если же вы сами установили сроки (как обычно и бывает), перенесите пункты списка на следующий день.

Допустим, сегодня вы успели распаковать систему резервного копирования, убедившись в наличии всех нужных кабелей, и даже отрепетировали ее монтаж, чтобы проверить, достаточно ли кабели длинны. Однако вы не нашли никого, кто согласился бы помочь вам смонтировать оборудование. Значит, обработка этого пункта списка состоит в том, чтобы вычеркнуть выполненные подзадачи проекта, а остальные перенести на следующий день.

На портативном компьютере вы просто копируете записи в список на вторник. На страничке бумажного органайзера вы можете рядом с пунктом «Библиотека лент» списка написать «Распаковано и проверено», отметить этот пункт черточкой, а в список на вторник записать «Монтаж системы».

Все несделанные дела с приоритетами В и С тоже надо перенести на другой день. Теперь ваш список выглядит, как показано на рис. 5.7.

Получилось, что на пятичасовую работу ушло шесть часов.

Шаг 6: можно идти домой

На рис. 5.7 вы видите список, в первом столбце которого по каждому пункту есть отметка. Вы обработали все пункты списка. Не все дела закончены, но все обработаны. Обработка пункта подразумевает, что ему уделено достаточно внимания. Для низкоприоритетных пунктов это иногда означает простой перенос на завтра. Важно то, что вы ничего не забыли.