Диаграмма позволяет расположить задания в хронологическом порядке относительно времени начала (завершения) их выполнения либо их приоритетности.

Также указываются связи между действиями (заданиями), если выполнение какого-либо действия может начаться только после завершения другого (либо наличия определенных результатов, которые будут получены в ходе или после выполнения другого действия). На диаграмме начало выполнения действия 2 будет произведено только после выполнения действия 1, а задание 3.3 каким-то образом зависит от завершения задания 2.1.

Технические средства для создания диаграммы Гантта (или других разновидностей расписания работ) легко доступны и присутствуют во многих программных пакетах, в том числе Microsoft ® Office Visio, Microsoft ® Project. Также существует достаточное количество свободно распространяемых (freeware) программ, которые ориентированы именно на планирование и контроль процесса выполнения, в том числе на создание подобных диаграмм.

Еще один элемент – контрольные точки, или вехи. В этих точках должна быть произведена проверка – мониторинг достижения каких-то конкретных результатов, объема выполненной работы и т.д. (подробнее об оценке и мониторинге проекта мы поговорим в главе «Критерии экспертизы проекта (Project Appraisal Criteria)»). На приведенной выше диаграмме такие вехи назначены на даты 31.01.2007 и 30.04.2007, и для них также должны быть определены критерии, согласно которым будет осуществляться проверка (например, «заключены договоренности с партнерами X, Y, Z» или «подготовка к посадке деревьев завершена»). Как правило, это достижение принципиального для осуществления проекта результата либо проверка допущения.

Фактически, мы уже начали составлять бюджет нашего проекта в процессе заполнения логико-структурной схемы – на этапе разбиения действий на задачи (мероприятия) и указания напротив каждого из них списка необходимых ресурсов, в том числе и указания их стоимости. Однако, как правило, для принятия решения по проекту требуется разработка отдельного документа – бюджета проекта, в котором все планируемые действия оценены в денежном выражении.

Сначала давайте определим, что нам НЕ надо делать при составлении такого документа. При этом нельзя не упомянуть о существующих традиционных заблуждениях, касающихся бюджета проекта:

• Бюджет – это НЕ список расходов. Если говорить о составлении бюджета с точки зрения обычного бухгалтера, в нем должны присутствовать как минимум четыре цифры: остаток средств на начало проекта (баланс открытия), доходы, расходы и планируемый остаток на конец проекта (баланс закрытия). И если остатки в большинстве случаев равняются нулю, то про доходную часть бюджета почему-то часто забывают.

• Бюджет – это НЕ список расходов, которые планируется покрыть из средств донора, для которого мы пишем заявку. Если донор серьезно относится к принятию решения по проекту, то его наверняка заинтересует наличие других источников финансирования. Иными словами, его будет интересовать общая картина бюджета проекта, а затем – место в этой картине его ресурсов.

На первый взгляд этот фактор кажется несущественным, однако на практике предоставление комплексного бюджета проекта дает вам следующие преимущества:

1. Демонстрирует партнеру серьезность ваших намерений, еще раз подчеркивает продуманность концепции проекта.

2. Показывает прозрачность вашей работы, отсутствие в проекте «двойного финансирования» и прочих нарушений.

3. Наличие нескольких источников финансирования доказывает серьезность вашего подхода к осуществлению проекта: если вам удалось найти несколько партнеров для поддержки проекта, это значит, что вы фактически уже получили несколько рекомендаций, и не словах, а на деле.

Формат представления бюджета проекта у каждого донора, как правило, свой: от простого перечисления бюджетных линий до сложных систем управленческого учета, с четкой иерархией статей расходов, их классификацией, мультивалютным учетом и т.п. В последнее время для разработки бюджета крупные донорские организации предоставляют свою собственную компьютерную программу, в которую необходимо внести данные бюджета в соответствии с внутренней классификацией донора.

Мы же в этом руководстве остановимся на универсальном формате бюджета, предоставления которого будет достаточно для большинства доноров, если, конечно, у них нет своего формата заявок (информацию о требуемом формате надо получить до того, как вы отправите составленную «не по правилам» заявку).

Итак, приступим.

• Сначала возьмем список действий и заданий (мероприятий), составленный при прохождении предыдущего этапа, вместе со списком ресурсов (материальных, человеческих, финансовых), необходимых для осуществления этого действия (задачи, мероприятия).

• Затем разделим все ресурсы, с которыми мы будем работать, на финансовые и нефинансовые вложения.

– Финансовые вложения – это те ресурсы, которые вы получаете в виде денег (наличные или безналичные перечисления средств в адрес вашей организации), а нефинансовые – вклады в виде имущества, времени, суммы скидок при покупке того или иного оборудования и материалов и т.п. Строго говоря, нефинансовые ресурсы также имеют стоимость, выраженную в деньгах, и мы ее будем указывать в бюджете. Однако, поскольку они предоставляются в проект в нефинансовом виде, вы не можете подтвердить факт финансовых расходов. То есть, у вас не будет счета, чека и других документов о переводе денег. Вместо этого у вас будет акт передачи или дарения имущества, указание суммы скидки на товары или услуги в договоре, выписка из книги учета основных средств о наличии в организации того или иного имущества и другие документы нефинансового характера.