Обе карточки вкладываете в конверт и отправляете интересующему вас лицу. Карточка консула — гарантия серьезности вашего уровня. Интересующий вас бизнесмен, получив такой конверт с карточками, понимает, что ему хотят заочно представить вас. Если он на это согласен, он посылает по указанному вами адресу свою визитную карточку с телефоном. В этом случае вы можете смело звонить по указанному телефону и договариваться об очном знакомстве.

ПЕРЕГОВОРЫ С ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИЕЙ

Встреча.При встрече иностранной делегации необходимо правильно определить уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае — один из его заместителей.

ПРАВИЛА ПОСАДКИ В АВТОМОБИЛЬ

Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения. Второе почетное место — за водителем.

Первым садится пассажир, занимающий наиболее почетное место, затем пассажир, занимающий второе место.

При встречах, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще одно лицо, то занимается место № 3 между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. Лицо, занимающее место № 1, входит через правую дверцу, а остальные через левую дверцу, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте. Первыми выходят лица, занимающие почетные места.

В соответствии с общепринятой практикой прежде, чем начать после приезда реальную работу, гости наносят визит вежливостив организацию, их принимающую, или лицу, от имени которого было направлено приглашение. Этот визит является ответом на встречу гостей при их приезде.

В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими же тесными и дружескими. Гостям может быть сообщена программа пребывания, а если они знакомы с ней, можно подробнее рассказать о наиболее важных пунктах.

Вместе с тем не следует забывать, что первая встреча бывает, как правило, непродолжительной, 20–30 минут. Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом. На стол выставляются минеральная и фруктовая вода, кладутся сигареты. Через 10–15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе или чай. Спиртные напитки не подаются.

В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных связях.

Программа пребывания. Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее.Любая случайная встреча может вылиться в официальный контакт.

Но если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вам вопроса — лучше тактично отказаться от продолжения беседы. Не стоит говорить о том, что вы не готовы, или вам надо проконсультироваться с вашим начальством, — можно просто сказать: «Да, вы подняли очень интересный вопрос, я думаю, что мы можем договориться о встрече для обсуждения данной проблемы».

Запланированные беседыпроходят по подготовленной заранее программе пребывания делегации. Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и внутренние.

Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

Составление программы — трудоемкое дело. Первоначально она составляется согласно пожеланиям иностранцев. Значит, эти пожелания необходимо предварительно собрать, а затем согласовать на всех уровнях. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере.

Предварительные телефонные договоренности.Обычно о деловой встрече договариваются заранее, и, чаще всего, по телефону. Такие переговоры имеют свои особенности.

Наиболее целесообразный промежуток между договоренностью и беседой — 2–3 дня. Встреча, запланированная за две недели, бывает хуже подготовлена по чисто психологическим причинам: хорошая подготовка откладывается «на потом», а затем времени просто не остается.

Встречи проводятся, как правило, в служебных помещениях партнеров, но не исключается и нейтральная территория. Ни одна из сторон не может навязать другой стороне своего варианта места и времени встречи. При этом последнее слово в этом вопросе всегда остается за приглашаемой стороной. Инициатор встречи должен первым идти на уступки.

Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол придерживается принципа равенства сторон. Поэтому важно, чтобы партнер знал, в каком составе вы будете. Опыт показывает, что наиболее эффективны переговоры один на один.