Владимир Петрович МолочковКомпьютер для секретаря и офис-менеджера
Предисловие
От автора и издателей
Структура книги
Быть профессиональным офис-менеджером – задача и сложная, и интересная. Необходимо не только управлять офисной оргтехникой (факс, принтер, сканер, цифровая фотокамера и др.), но и «ладить» с компьютером, офисными программами, а также уметь правильно оформлять всю деловую информацию. Об этом и рассказывается в данном издании, которое состоит из трех частей, десяти глав и трех приложений.
ЧАСТЬ I. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОСНОВЫ РАБОТЫ НА КОМПЬЮТЕРЕ. Задача этой части – введение пользователя в мир работы на компьютере. Читатель знакомится с операционной системой MS Windows XP и электронным офисом MS Office 2003, а также рядом других полезных и необходимых для его профессии программ.
Глава посвящена основным операциям с MS Windows XP и практической работе в программе Проводник. Описаны главные элементы интерфейса, даны базовые представления о файлах и папках, а также командах копирование, сохранения и удаления информации.
В практической работе секретаря иногда возникает задача создания простейших рисунков для документов, презентаций, поздравления коллег, схемы проезда к офису и других. В этой части книги показано, как это можно выполнить в операционной системе Windows XP легко и быстро, не прибегая к таким сложным профессиональным пакетам, как Adobe Photoshop и CorelDRAW.
Глава 3. Работа на компьютере с текстом. Подготовка документов в Microsoft Word 2003. В главе приведен теоретический и практический материал по созданию и редактированию текстовых документов, содержащих форматированный текст, рисунки и таблицы. Читателю дано представление о правилах оформления основных офисных документов средствами MS Word.
111яяяаграмм. Электронные таблицы MS Excel 2003. В главе описана техника работы с электронными таблицами, приведены практические примеры построения графиков и диаграмм на основе таблиц данных.
Антивирусы и архиваторы. Приведены рекомендации по поиску информации в Сети, дан небольшой обзор тематических ресурсов Интернета. Описано оформление и отправление деловых сообщений, писем, уведомлений электронной почтой (e-mail). Рассказано, как избежать попадания в ваш компьютер сетевых вирусов. Дан обзор программ-архиваторов, позволяющих уменьшить размер файла, отправляемого в сеть.
ЧАСТЬ II. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ документаЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. В этой части книги говорится о документационном обеспечении предприятий и об основах работы секретаря: делопроизводстве, документообороте, работе с офисной оргтехникой, а также приводятся уроки машинописи, позволяющие самостоятельно и быстро освоить работу с клавиатурой методом слепой печати.
В этой главе рассмотрены следующие вопросы: правила и требования к составлению и оформлению документов; основные виды деловых бумаг; реквизиты, нормативно-методические материалы и ГОСТы, регламентирующие работу с документами. Примеры: приказы, распорядительные, уставные и договорные документы предприятия.
Здесь рассматриваются организация документооборота предприятия, регистрация, контроль исполнения документов; оформление трудовых отношений, финансовая документация, деловая корреспонденция, протоколы; систематизация и хранение документов; номенклатура дел организации, подготовка документов к архивному хранению. Рассмотрены примеры приказов, распорядительных, уставных, договорных документов.
В главе дана информация (своеобразный «ликбез»), позволяющая начинающему пользователю быстро войти в мир компьютерного железа и офисной оргтехники. Здесь кратко описаны основные узлы ПК, а также компьютерная периферия – принтеры, сканеры, цифровые фотокамеры, модемы и т. п.
ЧАСТЬ III. БАЗОВЫЕ УРОКИ МАШИНОПИСИ НА ПК.
Пишущие машинки ушли в прошлое. В этой главе будут показаны основные практические упражнения для освоения слепого метода работы на клавиатуре компьютера, а также приведен небольшой обзор программ, называемых «клавиатурными тренажерами».
Глава 10. Ввод текстовой и знаковой информации.
Приложение 1. Словарь терминов.
Приложение 2. Основные положения по эргономике и безопасной работе на компьютере.
Приложение 3. Образцы типовых документов предприятия.
Некоторые условные обозначения и договоренности
Мышь
На мыши с двумя кнопками предполагается, что левая кнопка действует как основная, а правая кнопка – как вспомогательная. Использование правой кнопки в тексте оговаривается специально. Так, например, выражение «Щелкните мышью» (на кнопке, пиктограмме, документе и т. д.) означает, что нужно поместить указатель мыши на нужный объект, а затем нажать и отпустить левую кнопку мыши. «Щелкните правой кнопкой мыши» означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать и отпустить правую кнопку мыши.