Выражение «перетащить» (отбуксировать) означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши на новое место, а затем отпустить кнопку мыши.

Клавиатура

Знак «+» между названиями клавиш указывает на то, что данные клавиши следует нажимать одновременно. Например, выражение «Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift» означает, что, удерживая клавишу Ctrl, вы должны одновременно с ней нажать также и клавишу Shift.

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты, comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция), или непосредственно автору книги по адресу: mvp@novsu.ac.ru.

Мы будем рады узнать ваше мнение!

Подробную информацию о книгах издательства «Питер» вы найдете на веб-сайте: http://www.piter.com.

Введение

Что такое делопроизводство и как работать с документом на компьютере

Курс подготовки офис-менеджера и секретаря-референта наряду с изучением компьютера включает делопроизводство, документоведение, научную организацию труда, основы безопасности и эргономики при работе на ПК, этикет и психологию делового общения, включая имидж представителя организации и многое другое.

Новый термин.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Этот термин включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, а также весь комплекс работ с документами: ведение переписки, исполнение и его контроль, учёт документов, их систематизацию, хранение, использование, порядок сдачи документов в архив учреждения и т. д. Основной составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов, которые производятся по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеющими юридическую силу.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. При этом управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят:

• организационная: устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностные инструкции;

• распорядительная документация: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;

• справочно-информационная: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.;

• документация по личному составу;

• плановая документация.

Еще не так давно работа с документами требовала много времени и больших трудозатрат. С появлением компьютерной техники в делопроизводстве произошли серьезные перемены. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютеров. Любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную сеть предприятия, что обеспечивает полную поддержку электронного документооборота. Посредством локальных и глобальных сетей вся служебная информация может быть передана не только в пределах одной комнаты, но и в другое здание, город или страну.

Благодаря улучшению ведения делопроизводства предприятия и организации получают возможность улучшить качество своей работы, что в условиях рыночной экономики крайне необходимо для успешной конкуренции на рынке товаров и услуг.

Документ

В широком значении этого слова документом можно считать любой носитель с информацией. Например, управленческий документ содержит информацию, которая возникла и используется в области управления.

Условно можно разделить все документы на два типа:

• классический бумажный документ представляет собой информацию на любом бумажном носителе;

• электронный документ – информация в компьютерной информационной системе в виде файла. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, диаграмма, построенная в MS Excel или сообщение в формате электронной почты Интернета. Разновидностью данного типа документа может быть сканированная копия бумажного документа, изображение, видеозапись и прочее.

Требования к документам:

• документ должен издаваться должностным лицом в соответствии с его компетенцией;

• документ не должен противоречить действующему законодательству;

• документ должен быть составлен в установленной форме, быть наглядным и удобным для чтения и хранения.

Документооборот

Термины «делопроизводство» и «документооборот» часто используют как синонимы, и они являются составляющими такой науки, как документе/ведение. Как уже говорилось выше, делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.