Новый термин.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации одним из показателей является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период времени. Официальные документы составляются с соблюдением определенных правил ЕГСД и ГОСТ.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннее изучение систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявления возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Основное назначение ЕГСД состоит в том, чтобы способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Одним из способов регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов. Соблюдение всего комплекса требований ГОСТов гарантирует создание документов, обладающих юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Для современного делопроизводства в России руководящим является принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которым установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Типовой алгоритм работы с документами

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

• создание (подготовка);

• подписание (согласование и утверждение);

• регистрация;

• контроль исполнения и исполнение;

• подшивка в дело (в архив);

• хранение (уничтожение).

Новый термин.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку (папку). Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Архивное хранение дел

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, то заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре.

При подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела – определяемая установленными правилами подготовка к хранению документов.

Новый термин.

Архив – это организация, которая осуществляют прием и хранение документов. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или канцелярией.

Уровни подготовки секретаря

В России пока нет официального нормативного документа, определяющего ступени карьеры и квалификацию секретаря, в соответствии с которым можно было бы по уровню подготовки делить секретарей на референтов и офис-менеджеров. Но если обратиться к опыту стран Европы, то, например, Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», в котором определены три уровня подготовки секретарей:

• уровень A – секретарь (машинистка);

• уровень B – секретарь-референт;

• уровень С – руководитель секретариата (офис-менеджер).

Каждый из этих уровней характеризуется своим набором профессиональных требований.

Требования для уровня секретаря:

• печать документов с рукописи или под диктовку;

• редактирование документов на ПК;

• хранение документов;

• обслуживание командировок и совещаний;

• телекоммуникации, включая рассылку факсов и e-mail;

• самостоятельная работа, то есть написание черновиков несложных писем, работа по содержанию офиса и офисной оргтехники, решение проблем, связанных с командировками и т. д.

Требования для уровня секретаря-референта:

• печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;

• составление писем, факсов и других документов;

• проверка фактов, изложенных в отчетах и других документах;

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т. п.);

• подготовка презентаций (пленок для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов);

• организация командировок и совещаний;

• ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

• самостоятельная работа – составление командировочных предписаний, работа с персоналом, сбор и обработка данных и т. д.

Требования для уровня офис-менеджера:

• подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

• ведение административной работы;