2.2.6. Проект рішення виконкому повинен містити:

обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);

обґрунтування нормами чинного законодавства;

джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;

. інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

всі необхідні візи та погодження;

текст коментаря (за потребою);

план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

кінцевий строк виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

. інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.

2.2.7. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконавчого комітету.

2.2.8. Якщо в підготовці питання відповідно до плану роботи виконкому приймають участь декілька виконавчих органів, то доповідаючий (зазначений, як правило, першим у плані роботи чи в резолюції) координує їх діяльність, збирає в них і узагальнює інформацію.

2.2.9. У проекті рішення виконкому обов'язково визначається термін виконання документа в цілому або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому.

2.2.10. Проекти рішень виконкому готуються у виконавчому органі, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — загального відділу) в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Рішення", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видаються.

Проекти рішень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.

2.2.11. Проекти рішень виконкому підлягають обов'язковому візуванню. На зворотньому боці бланку проект рішення виконкому візується з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного управління, який перевіряє відповідність проекту рішення виконкому чинному законодавству, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першим заступником міського голови.

2.2.12. Якщо в проекті рішення виконкому порушуються фінансові питання, то він обов'язково візується начальником управління фінансів, майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю; питання, пов’язані із дітьми та/або молоддю — членом виконавчого комітету (головою молодіжної ради).

2.2.13. Проект рішення виконкому з питань діяльності райадміністрації додатково візується заступником міського голови, керуючим справами виконкому, який координує роботу цього виконавчого органу відповідно до розподілу обов'язків, та головою відповідної райадміністрації.

2.2.14.До надрукованого на бланку проекту рішення виконкому в секторі з питань підготовки документів загального відділу додається реестраційно-контрольна картка проекту рішення виконкому, яка містить відомості про його реєстраційний номер, назву, виконавця, хід візування.

2.2.15.Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожній посадовій особі не повинен перевищувати 2-х днів.

2.2.17.Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому, може внести зауваження та пропозиції щодо змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис "Із зауваженнями" замість особистого підпису.

2.2.18.Зауваження обов'язково оформлюються письмово на вільному місці в тексті проекту рішення або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення виконкому.

2.2.19.Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час засідання виконкому, проект рішення надається для повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

2.2.20.Завізований проект рішення виконкому та його реєстраційно-контрольна картка подається до сектору розпорядчих документів загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

2.2.21. Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.

2.3.Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови