2.8.12. Підготовка приміщень для проведення заходів, зазначених у п. 2.8.7 цього Регламенту, розміщення їх учасників інше технічне забезпечення здійснюється управлінням господарського забезпечення.

2.8.13. Засідання створених виконкомом комісій, рад, штабів проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення цих засідань забезпечується особами, що визначені їх керівниками.

3. Організація взаємодії виконавчих органів з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, органами державної влади та між собою

3.1. Взаємовідносини виконавчих органів з територіальною громадою міста

3.1.1.Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, так і за допомогою об’єднань громадян, засобів масової інформації.

3.1.2.Для реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов'язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України "Про звернення громадян", створено спеціальний виконавчий орган, який працює із зверненнями громадян і організовує регулярне проведення особистого прийому громадян посадовими особами органів місцевого самоврядування.

3.1.3. Керівники виконавчих органів регулярно проводять особистий прийом громадян.

Вони повинні вивчати критичні звернення громадян, опубліковані в засобах масової інформації, а також публікації та репортажі з питань стану розгляду звернень громадян, повідомляти редакції засобів масової інформацію стосовно вжитих за зверненнями заходів.

3.1.4.Для координації взаємодії з зареєстрованими об'єднаннями громадян створено спеціальний виконавчий орган, який систематизує відомості стосовно міських об'єднань громадян, надає їм інформаційну, консультативну, правову та інші види допомоги.

Для координації взаємодії з молоддю міста та громадськими організаціями, мета або завдання котрих спрямована на діяльність із молоддю та дітьми, створено спеціальний дорадчий орган, Молодіжна Рада міста Одеси, який забезпечує узгодженість дій у вирішенні питань, що торкаються інтересів молоді та дітей, та їхньої участі в усіх сферах життя суспільства в місті.

3.1.5.З метою координації взаємодії виконавчих органів із засобами масової інформації створено спеціальний виконавчий орган, який забезпечує інформування територіальної громади міста про діяльність виконавчих органів через засоби масової інформації до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів територіальної громади міста, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя міста, області й країни за участю керівництва виконкому проводяться прес-конференції, засідання круглих столів, теле- і радіо зустрічі в прямому ефірі і т. п.

3.1.6. Взаємодія виконавчих органів з органами самоорганізації населення здійснюється відповідно до затвердженого міською радою положення про ці органи.

3.2. Взаємовідносини виконавчих органів з міською радою, її постійними комісіями та депутатами

3.2.1.Виконком є підзвітним та підконтрольним міськраді, що його творила, забезпечує виконання рішень міськради, сприяє реалізації її повноважень. 3.2.2.Міський голова повинен за вимогою не менш як 1/2 депутатів міськради від їх загальної кількості звітувати перед міською радою стосовно діяльності її виконавчих органів у зазначений радою термін. 3.2.3.На засідання виконкому обов'язково запрошуються голови постійних комісій міськради. 3.2.4.Рекомендації постійних комісій з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчих органів міськради розглядаються посадовими особами виконавчих органів міськради, яким вони адресовані.

Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчих органів міськради повинні повідомити постійні комісії міськради, у встановлений ними строк.

3.2.5. Керівники виконавчих органів відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.

3.3. Взаємовідносини виконкому з іншими виконавчими органами міської ради

3.3.1. Виконавчі органи є підпорядкованими виконкому та міському голові.

3.3.2. Виконком координує діяльність підпорядкованих йому виконавчих органів міськради, заслуховує звіти їх керівників.

3.3.3. Члени виконкому в межах своїх повноважень та відповідно до розподілу обов'язків встановлюють завдання керівникам виконавчих органів шляхом накладання резолюції.

3.3.4.Керівники виконавчих органів призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, — за погодженням відповідних органів державної виконавчої влади.

3.3.5.Виконком має право змінювати або скасовувати акти інших виконавчих органів, а також їх посадових осіб.

3.4. Взаємовідносини виконкому з органами державної влади

3.4.1. Відповідно до ст. 4 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", з метою поєднання міських та державних інтересів виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на відповідних рівнях шляхом погодження планів та дій, здійснення контролю за дотриманням при їх реалізації чинного законодавства, обміну оперативною управлінською інформацією, проведення нарад, засідань та інших заходів.