Я вспоминаю, как получил урок благодаря автоответчику писательницы Сьюзан Фарр. Когда я позвонил ей по какому-то вопросу, автоответчик сообщил мне, что если я звонил в такое-то время (был указан точный интервал времени в первой половине дня), то Сьюзан не ответила мне, потому что работала над очередной книгой. Этот ответ произвел на меня неизгладимое впечатление. Он очень понравился мне, и при написании этой книги я составил собственное сообщение автоответчика для электронной почты, этакий своеобразный ответ на все входящие письма. Ответ гласил: пока не будет закончена эта книга, я не буду проверять новые поступления электронной почты в промежутке с девяти часов утра до шести часов вечера. Так я застраховал себя от того, что каждый день в указанном мною промежутке времени буду отвлекаться хотя бы на обработку электронной почты. Спасибо, Сьюзан, за науку!

Прикинув, сколько времени вам может понадобиться каждый день для проверки входящих писем и написания ответов, запланируйте это время в своем рабочем графике. Лично я пришел к выводу, что мне должно хватить двух проверок электронной почты в день: первую проверку я делаю до обеда, а вторую – ближе к концу рабочего дня. Рекомендую и вам выбрать подходящий для себя график проверок электронной почты и неукоснительно придерживаться его.

Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты – это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия – либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.

Семья. Здесь корреспонденция от моих близких родственников.

Клиенты. Папка «Клиенты» содержит несколько вложенных папок (в алфавитном порядке) – по одной для каждого из моих нынешних клиентов; кроме того, есть вложенная папка «Случайные клиенты» и папка под названием «Неактивные клиенты». В папку «Неактивные клиенты» перемещается папка клиента, чей проект уже завершен. Если этот клиент снова становится активным, его папка перемещается обратно в главную папку «Клиенты». В упрощенном виде эту иерархическую систему папок можно представить так.