Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».

Вы часто получаете по электронной почте сообщения, содержащие одни и те же вопросы? Составьте стандартные ответы и упакуйте их в файлы подписи почтовой программы. Отправляя ответ, вы можете выбрать соответствующую «подпись». Составление персональных ответов в подобных случаях необязательно. Ниже приведен пример «дежурного» письма, решающего сразу две проблемы.

После отправки ответа на часто задаваемый вопрос (а в более широком смысле – на любое сообщение электронной почты, не имеющее отношения к текущей корреспонденции по какому-либо проекту, сопровождающемуся бумажной или электронной перепиской), исходное сообщение можно удалить, поскольку хранить его больше нет смысла.

Дайте людям знать (посредством своего веб-сайта, подписи в письме или иным способом), как и когда вы хотели бы контактировать с ними. Если вы предпочитаете обмен текстовыми сообщениями, а не электронной почтой, сообщите об этом. А если вы не будете торопиться отвечать своему корреспонденту, который станет пользоваться нежелательным для вас способом связи, то рано или поздно он поймет, что с вами нужно общаться именно так, как предпочитаете вы.

Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать фактическую электронную почту – особенно если от адресата не требуется ответ, – рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.

• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.

• Вместо персонального ответа (если таковой требуется) вы размещаете ссылку.

• В таком случае людям, желающим получить информацию, приходится прибегать к электронной почте лишь после того, как будут исчерпаны все остальные возможности.

Все больше людей сталкивается с таким явлением, как информационные перегрузки. В связи с этим возник новый термин – банкротство электронной почты. Речь идет о ситуации, когда пользователь, захлебнувшись в потоке входящих сообщений, не в силах «переварить» их, объявляет, что все входящие сообщения, накопившиеся у данного пользователя, удаляются, и система начинает работать «с нуля».

В настоящее время в Интернете и даже в печати активно обсуждаются все аспекты этого явления, начиная с практических подробностей объявления о банкротстве и заканчивая его этическими последствиями. Подобно немногословным капитанам, уходящим на морское дно вместе со своим кораблем, люди, вознамерившиеся объявить о банкротстве электронной почты, отправляют прощальное послание всем адресатам с информацией о том, что с завтрашнего утра этот адрес прекращает существование, а его владелец не будет больше отвечать на какие-либо прошлые или будущие письма, отправленные сюда.

Как и в случае с любыми другими формами банкротства, этот вариант является вынужденной, крайней мерой. Однако, как показывает практика, несмотря на то что «обнуление» ящика входящих писем может принести временное облегчение и сэкономить время, если банкротство было вызвано недостатком времени на просмотр огромного количества писем и составления ответов на них, то уже вскоре после «обнуления» ситуация может повториться.

Поэтому прежде чем прибегать к столь радикальному средству, как банкротство, подумайте хорошенько, окажется ли оно именно тем решением, в котором вы нуждаетесь, или следует искать корень более глубокой проблемы, которая приводит к перегрузкам почты. Проанализируйте изложенные выше рекомендации и приступайте к их внедрению. Попытайтесь изменить свое отношение к электронной почте, анализируя в то же время свои внутренние и внешние ожидания.

Наконец, по аналогии с финансовым банкротством, банкротство электронной почты может иметь ряд долговременных последствий, например не самое благоприятное мнение других людей о вашей технической компетентности и способности эффективно управлять своим временем. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение о закрытии ящика, нужно тщательно взвесить все «за» и «против».