Детальное моделирование и анализ задач не проводятся по следующим причинам:

• это серьезная работа, требующая высокой квалификации исполнителей и соответствующей оплаты, а заказчика еще нужно убедить в полезности полученных результатов в виде отчетов;

• фирме-поставщику тиражируемого решения невыгодно выполнять такую работу, поскольку сравнительный анализ модели требований и функционала системы может привести к плачевным результатам, вплоть до потери заказчика;

• само внедрение на основании модели требований не оставляет шансов тиражировать фрагменты настроек и знания из других проектов;

• фактически настройки осуществляются членами проектной группы самого предприятия (бухгалтерами, экономистами, плановиками и т. п.), прошедшими короткое обучение, – консультанты лишь отвечают на их конкретные вопросы и решают вставшие перед ними проблемы.

Подход к оценке ТСО базируется на результатах аудита ИТ-инфраструктуры, основных процессах управления, ИТ-активах, операций ИТ-персонала и действий конечных пользователей. Сбор и анализ статистики по структуре прямых (HW/SW, операции, административное управление) и косвенных затрат (на конечных пользователей и простои) проводится в течение 12 месяцев. Полученные данные оцениваются по ряду критериев сравнения с аналогичной по бизнесу компанией.

В ТСО в качестве базы для сравнения используются западные типовые компании. Методика учитывает различия с отечественными компаниями посредством использования поправочных коэффициентов:

• по стоимости ИТ-активов (Cost Profiles) с учетом данных по количеству и типам серверов, персональных компьютеров, периферии и сетевого оборудования;

• по заработанной плате сотрудников (Salary and Asset Scalars) c учетом дохода компании, географического положения, типа производства и размещения организации (в крупном городе или нет);

• по конечным пользователям ИТ (End User Scalars) с учетом типов пользователей и их размещения (для каждого типа пользователей требуется различная организация службы поддержки и вычислительной инфраструктуры);

• по использованию методов лучшей практики в области управления информационными технологиями (Best Practices) с учетом реального состояния дел по управлению изменениями, операциями, активами, сервисному обслуживанию, обучению, планированию и управлению процессами;

• по уровню сложности предприятия с учетом состояния организации конечных пользователей (процент влияния – 40 %), технологии SW (40 %), технологии HW (20 %).

Типовой план работ по оценке ТСО состоит из последовательности действий.

Подготовка и планирование:

• проведение учебного курса по анализу ТСО и работе с TCO Manager;

• обсуждение со спонсором области применения проекта;

• цели проекта и ключевые результаты;

• ограничения по проекту: бюджет, ресурсы, график и т. д.;

• роли и ответственность;

• готовность компании к запуску проекта;

• обсуждение специфики: ограничения по срокам, командировки и т. д.;

• формирование группы для сбора данных;

• определение круга лиц, включаемых в анализ;

• обсуждение вопросов поддержки и участия руководства в проекте;

• распределение ролей и ответственности в группе;

• совместная работа менеджера проекта и эксперта по TCO;

• обсуждение границ проекта, выборки и периода анализа;

• разработка и выпуск план-графика проекта;

• определение даты и повестки дня совещания по запуску проекта;

• обсуждение способов распространения документа «Обзор ТСО» среди членов команды проекта.

Запуск проекта:

• утверждение даты и времени совещания по запуску проекта со спонсором и ключевыми участниками;

• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещания;

• подготовка копий презентационных материалов;

• приглашение участников, среди которых:

– спонсор проекта;

– ключевые участники;

– координатор;

– участники сбора данных (управление активами, управление контрактами, управление вендорами);

– представители финансовой службы;

– представители HR-службы;

– Web-специалисты (если отчет по конечным пользователям готовится Web-средствами).

Совещание по запуску проекта:

• обеспечение координатора и сборщиков данных опросниками («Обзор ТСО», таблица распределения задач, обзор по конечным пользователям);

• представление выступающих на совещании;

• распределение ролей и ответственности между координатором и сборщиками данных;

• обсуждение границ, плана, рисков, критериев отбора, приоритетов проекта;