• подтверждение обязательств со стороны членов команды проекта и исполнительного спонсора;

• рассылка протокола (обсуждаемые вопросы, принятые решения, ответственность);

• корректировка план-графика проекта;

• завершение совещания.

Сбор данных:

• опрос;

• детальное изучение опросников;

• обсуждение неясных вопросов с экспертом по ТСО;

• разъяснение координаторам и сборщикам данных их роли и места в проекте;

• проверка для всех выборок непротиворечивости и правильности расчетов при сборе данных;

• еженедельное проведение совещаний с координаторами;

• выявление вопросов, требующих внешнего участия в их разрешении.

Распределение вопросов «Обзор ТСО» по функциональным областям:

• стандарты и политика (комитет по стандартам или группы по архитектуре);

• методы амортизации, возмещение стоимости и т. п. (финансовая служба);

• уровни сервиса (исполнительные службы);

• процесс разрешения проблем и Help Desk (служба поддержки);

• информация по обучению (учебный центр или кадровая служба);

• контракты на аутсорсинг (управление по работе с вендорами или финансовая служба);

• информация по закупкам (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);

• информация по управлению активами (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);

• проверка на полноту данных из всех выборок;

• компиляция собранных данных и заполнение опросников;

• обзор по конечным пользователям;

• акцентирование на тех вопросах из обзора, которые используются в TCO Manager;

• замена в обзоре названия организации (если необходимо);

• определение количества экземпляров обзора для рассылки (уровень доверия – 90 %);

• определение способов рассылки опросников (бумажный, e-mail, Internet);

• утверждение вопросов и списка рассылки;

• контроль правильности адреса и даты приема ответов;

• рассылка обзоров для заполнения (обеспечить максимальное участие);

• сбор и передача ответов координатору и/или менеджеру проекта;

• таблица распределения задач ИС;

• доведение информации о целях опроса до всех участников;

• рассылка таблиц для заполнения (обеспечить максимальное участие).

Информация о передовом мировом опыте и сложности:

• приглашение для участия технического и управленческого персонала;

• проведение интервью (лучшая практика);

• определение границ и существующего уровня лучшей практики;

• проведение интервью (сложность);

• сбор результатов;

• совещание фокус-групп (необязательно);

• определение необходимого количества фокус-групп;

• определение числа приглашенных на каждое совещание;

• согласование расписания совещаний фокус-групп с менеджером проекта;

• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещаний;

• представление группам менеджера проекта;

• проведение совещаний фокус-групп;

• представление спонсору проекта, комитету по управлению текущего состояния проекта;

• корректировка плана проекта в зависимости от его текущего состояния;

• ввод данных;

• сбор всех необходимых данных (от членов команды проекта);

• проверка всех предоставленных данных на ясность и однозначность;

• проверка точности данных;

• запрос координаторам и сборщикам информации на получение дополнительной информации (в случае необходимости);

• протоколирование всех источников получения данных и допущений;

• ввод данных (типичные и фактические) в TCO Manager;

• проверка данных/моделей на точность и обоснованность.

Анализ полученных данных:

• обсуждение вопросов, касающихся полученных данных, с членами команды;

• проверка всех вопросов на ясность и однозначность;

• проверка точности данных;

• запрос координаторам и сборщикам информации на получение дополнительной информации (в случае необходимости);

• передача ответов менеджеру проекта (телефон, факс, e-mail);

• поиск возможностей для совершенствования;

• выбор наилучших вариантов;

• обсуждение в команде лучших вариантов для моделирования;

• совместно с исполнительным спонсором утверждение целей создаваемой модели;