3. Следите, чтобы в офисе всегда было чисто и приятно. Захламленный стол свидетельствует о беспорядке не только в делах, но и в голове хозяина, т.к. современные офисно-канцелярские принадлежности вполне позволяют организовать работу с документами удобно и эстетично (неряшливость в бумагах говорит о деловой ненадежности партнера).

При оборудовании офиса целесообразно создать три зоны:

– зону работы;

– зону совещаний;

– зону общения.

1. Зона работы.

Оборудуется с учетом параметров рабочего стола, удобной конструкции кресла, правильного освещения площади рабочего стола, рационального расположения компьютера и телефонов, наличия оргтехнического оборудования. Расположение всех предметов должно быть удобным для работы, создавать личный уют и вызывать общее положительное эстетическое восприятие.

2. Зона совещаний.

Оборудуется с учетом потребностей фирмы в совещаниях и переговорах. Необходимо иметь «коллегиальный» стол и удобные стулья к нему, бумагу, ручки, техническую аппаратуру, воду и стаканы и т.д.

Для эстетического украшения «комнаты переговоров» не следует использовать громоздкие предметы искусства – уместны 2-З картины и несколько комнатных растений.

3. Зона общения.

В ней желательно иметь несколько удобных кресел, журнальный и обеденный столы, холодильник, прохладительные напитки, кофе и чай. Зону общения можно использовать для кофе-пауз и в качестве обеденного помещения.

Своим оформлением эта зона (комната) должна располагать к неофициальному дружескому общению. Располагать ее следует в стороне от двух вышеназванных рабочих зон.

При оборудовании офиса следует учитывать интерпретацию мебели и интерьера в невербальном общении. Так, массивное кожаное кресло с высокой спинкой подчеркивает власть и авторитет руководителя. Это же впечатление производит и более высокое (например, за счет длины ножек), чем у стульев для посетителей, расположение кресла хозяина кабинета.

Оформление офиса должно отражать индивидуальность фирмы, культуру и вкусы ее менеджеров. Существуют некоторые рекомендации к оформлению офиса:

– стены офиса лучше окрасить в бежевый, кремовый, теплые тона;

– в офисе уместны картины; не рекомендуются сюжетные полотна (особенно сцены битв, охоты), натюрморты, яркие кричащие абстрактные картины. А вот нейтральные, не отвлекающие на себя слишком много внимания картины очень «оживят» офис;

– украшают офис и комнатные растения и цветы, при условии что они ухожены и пересажены в хорошие кашпо нейтральных цветов. Для них должны быть отведены отдельные места. А вот держать цветы на рабочих столах не рекомендуется.

Для имиджа менеджера важно, как он принимает в офисе посетителей. Существует несколько вариантов встречи и приема посетителей: официальный, полуофициальный и дружеский .

Официальный прием . Менеджер принимает посетителя, сидя за своим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает гостя сесть перед своим столом на место для посетителей. Характер и продолжительность общения определяет менеджер.

Полуофициальный прием . При прибытии посетителя встает из-за стола, выходит навстречу, здоровается и приглашает сесть в рабочей зоне. Однако сам не возвращается в свое кресло, а садится напротив. Такой прием предполагает хоть и деловую, но более неформальную форму общения. Менеджер тем самым выказывает уважение посетителю и предлагает общение на равных.

Дружеский прием . Менеджер встречает посетителя в центре кабинета либо заранее выйдя из-за своего рабочего стола. Общение происходит в креслах за журнальным столиком в кабинете либо в зоне общения. Такая форма взаимодействия демонстрирует дружбу и доверие.

В ходе делового общения в офисе имеет определенное значение и то, как менеджер и посетитель располагаются за стандартным прямоугольным столом. Специалисты выделяют четыре варианта расположения собеседников за столом в офисе (см. п. 2.1.4. Рисунок поведения менеджера).

Примечания

1

( Специалист, формирующий образ какого-либо лица (явления, предмета) для оказания им эмоционально-психологического воздействия при достижении политических, популяризаторских, рекламных и др. целей.