Во-первых, работать с любой из баз данных должно быть удобно. Нельзя тратить на подбор вариантов площадок для очередного запроса полдня, это должно делаться оперативно. А значит, и информация должна быть четко упорядочена и структурирована для оперативного доступа и работы с ней.

Во-вторых, все списки должны качественно обновляться и поддерживаться в актуальном состоянии. Например, изменения телефонов привлекаемого персонала, новые контакты администрации площадки или отбракованное оборудование – все это необходимо регулярно корректировать в рабочих списках. В противном случае менеджеры компании будут оперировать неактуальной информацией и их работа будет неэффективной, а иногда и вовсе может приводить к сбоям и серьезным ошибкам.

В-третьих, конечно же, любой бизнес озадачен защитой собственной информации и недопущением того, чтобы какие бы то ни было данные были потеряны. Иногда это решаемо всего лишь программным ограничением доступа сотрудников к тому или иному блоку информации и регулярным резервным копированием данных. При этом даже в самых больших холдингах, гораздо больше уделяющих внимания подобным вопросам, проблемы с утечкой информации, конечно же, полностью не исключены.

В случае работы с большим количеством информации многие компании задумываются о необходимости некой автоматизации собственной работы. Существуют западные программные продукты, позволяющие в одном окне программы видеть все данные по готовящемуся мероприятию. К сожалению, эти продукты пока не русифицированы и, по мнению самих компаний-производителей, не будут русифицированы в обозримом будущем. Отсюда необходимость разрабатывать нечто подобное на базе отечественных программ учета.

Помимо неких данных как отправных для работы менеджеров для руководителя бывают важны организация текущего контроля и наличие аккумулированной информации сегодняшнего дня (допустим, по подготовке мероприятий, находящихся в работе). Так, в случае большого количества проектов руководителю отдела продаж важны контроль за тем, как работают менеджеры по продажам, и наличие краткой информации по всем проектам в работе. Для руководителя отдела проведения мероприятий совсем нелишним будет иметь оперативный доступ к информации о том, что по каждому из проектов уже готово, а что должно быть сделано в определенные сроки.

Кроме хранения информации существует задача ее качественной трансляции, передачи из отдела в отдел. И формализованная письменная коммуникация является гораздо более надежным способом передачи.

Сохранение данных и возможность вернуться к архивной информации в будущем порой экономят огромное количество времени и позволяют работать на порядок эффективнее. Словом, информация – очень важная составляющая бизнеса вообще и кейтеринга в частности.

Конечно же, любой заказчик желает видеть своим подрядчиком состоявшуюся компанию, имеющую соответствующий опыт работы на рынке, необходимую материальную базу и, разумеется, систему стандартов должного уровня. Последняя составляющая, которая является одной из ключевых, частенько хромает у многих операторов российского рынка кейтеринговых услуг. Невероятно, но факт: даже компании с 10-летним и более опытом работы в кейтеринге зачастую не имеют сколько-нибудь внятной системы стандартов деятельности.

Надо сказать, что многие компании сквозь пальцы смотрят на оборудование, с которым работают. Порт-фолио на сайтах, безусловно, выверены, а вот о фактически используемом оборудовании такого сказать нельзя: емкости для подогрева, перевозимые без упаковки, текстиль для декорирования столов с необработанными краями и т. п. Даже компании, относящие себя к премиальному сегменту, не слишком следят за тем, как выглядит их оборудование на мероприятии. Материально-техническая часть – это самое простое, для ее оптимизации ничего, кроме денег, не требуется. А проблема чаще всего не в недостатке оборотных средств, а в элементарном невнимании к деталям и качеству оказываемых услуг. Клиенты в России еще не имеют того уровня притязаний, что на Западе, хотя если 10 лет назад они довольствовались и бумажными скатертями, то сегодня их это уже не устраивает. Поэтому очевидно, что расслабляться насчет невзыскательности клиентов не стоит.

Отслеживать качество материально-технического оснащения на постоянной основе можно лишь в том случае, если в компании есть принятые стандарты, другими словами, прописано, «что такое хорошо, что такое плохо». Непременно прописано. Ведь если нет стандарта записанного, то его нет вовсе.

Выездной ресторанный бизнес исключительно зависим от пресловутого «человеческого фактора», и до сих пор, традиционно для российского менталитета, деловые отношения тесно связаны с личными. То есть решения о работе с подрядчиками принимаются далеко не всегда объективно, а исходя из доверия и комфорта от сотрудничества с конкретными сотрудниками. Но такой подход одновременно и сужает круг клиентов, ограничивая его лишь постоянными лояльными партнерами. Для компании существует постоянная угроза того, что менеджер-«звезда» покинет команду, в то время как независимое развитие компании с использованием проверенных временем инструментов маркетинга и продаж раньше или чуть позже приносит гарантированный прогресс. Наверное, собственные «звезды» можно «зажечь» и внутри самой компании. Другими словами, опираться на стандарты для организации гораздо более дальновидно, нежели делать основанием своего бизнеса персональную компетенцию сотрудников.

Большинство кейтеринг-компаний стремятся найти хороших официантов, стюардов, менеджеров. Казалось бы, что здесь странного? Вполне понятное, естественное желание. Проблема в том, что качество оказываемых услуг компания в полной мере оставляет в руках этих самых «хороших сотрудников». Несложно предвидеть, что любая повышенная нагрузка, неожиданная смена кадров и тому подобные события с большой вероятностью приведут к потере этого самого качества услуг. Очевидным здесь представляется необходимость подкрепления человеческих ресурсов прописанными стандартами, однако это практически все оставляют без внимания. Например, большинство кейтеринговых фирм не проводят инструктаж персонала, а те, что проводят, чаще всего не имеют прописанных норм и полагаются на то, что менеджеры «умеют это делать». Проблема здесь в том, что каждый умеет по-своему и ни о каком постоянстве качества говорить не приходится. Фактически компания функционирует без каких бы то ни было стандартов деятельности по части работы с персоналом. И инструктаж – это далеко не все. Кроме этого, аналогичным образом пускается на самотек работа непосредственно менеджера, проводящего мероприятие, и многое другое.