Еще один важный этап подготовки программы к работе заключается в построении организационной структуры предприятия. Вы можете вести аналитический учет в разрезе структурных подразделений своей компании, поэтому предварительно необходимо сформировать список этих подразделений. Для решения данной задачи в рассматриваемой конфигурации предназначен справочник организационно-структурных единиц, который вызывается из раздела Предприятие окна настройки параметров учета по ссылке Просмотр и редактирование списка организационноструктурных единиц организаций (см. рис. 2.1).

Окно справочника показано на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Справочник организационно-структурных единиц

Список подразделений предприятия формируется в виде древовидной структуры, позволяющей группировать подразделения и подчинять их друг другу, при этом можно использовать неограниченное число уровней вложенности. Для каждого подразделения показывается его название, числовой код, тип, признак ведения ордерного учета (для складов), наименование организации и ФИО материально-ответственного лица.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом подразделении, выполните команду Все действия → Создать или нажмите кнопку Создать , которая находится в инструментальной панели. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Ввод и редактирование информации об организационно-структурной единице предприятия

Отметим, что в таком же окне осуществляется просмотр и редактирование данных о введенном ранее подразделении (для перехода в режим редактирования дважды щелкните мышью на соответствующей позиции в окне справочника, см. рис. 2.17).

В поле Наименование с клавиатуры вводится название подразделения ( Департамент продаж , Отдел маркетинга и т. д.). Под этим названием данное подразделение впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.

В поле Код содержится уникальный числовой идентификатор (код) данного структурного подразделения предприятия. Он генерируется программой автоматически, и его ручное редактирование не предусмотрено.

В поле Группа можно указать, к какому вышестоящему подразделению относится данный элемент организационной структуры предприятия. Например, элемент Сектор торговли напитками может относиться к вышестоящему подразделению Отдел продаж , и т. д. Если же данный элемент не входит в состав вышестоящего элемента, оставьте это поле незаполненным.

В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" каждая организационно-структурная единица должна быть отнесена к определенному типу, который выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип . Возможные варианты – Подразделение , Склад , Розница и Розница (суммовой учет) .

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите в данном окне кнопку Записать и закрыть .

На любом предприятии существует свой рабочий график, которого должны придерживаться все сотрудники. Этим графиком предусмотрены рабочие, выходные и праздничные дни. На большинстве небольших фирм внутренний график совпадает с общепринятым календарем (пятидневная рабочая неделя, два выходных в неделю – суббота и воскресенье, выходные по государственным праздникам), но нередко случаются и отклонения.

Причем различаться могут рабочие графики не только разных организаций, но и разных структурных подразделений внутри одной организации. Например, перед Новым годом и Рождеством продажи возрастают многократно, отделы продаж и прочие торговые службы работают почти без передышки, в том числе и по выходным – но зато после новогодних и рождественских праздников у них какое-то время практически нет работы. А вот у бухгалтеров горячая пора начинается в период сдачи годовых отчетов: работники финансовых и бухгалтерских служб в это время работают и допоздна, и по выходным – в то время как в остальных подразделениях идет самая обычная работа.

В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" предусмотрен механизм, который позволяет учесть подобные нюансы. Вы можете сформировать один или несколько разных календарей и использовать их по мере необходимости. Программа учитывает то, какой календарь в данный момент используется, и в соответствии с этим тем или иным образом реагирует на действия пользователя. Например, если для какого-то склада календарем предусмотрен выходной посреди недели – этой датой вы не сможете оформить отпуск товаров с данного склада или оприходовать товары на данный склад (программа попросту не проведет соответствующий товарно-сопроводительный документ).

Ввод, редактирование и хранение информации об используемых на предприятии календарях осуществляется в соответствующем справочнике. Чтобы открыть этот справочник, перейдите в раздел Сервис и администрирование и в панели навигации щелкните на ссылке Календари . После этого на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Справочник календарей

Если фирма использует много разных календарей, то можно организовать их группировку и использовать возможность иерархического представления данных в окне справочника. Другими словами, однотипные календари можно объединять в группы, причем разрешается использовать неограниченное число уровней вложенности.

Если вы намерены использовать механизм группировки, то вначале рекомендуется сформировать структуру групп, после чего приступать к вводу календарей по группам. Именно в таком порядке мы и рассмотрим порядок заполнения справочника календарей. Отметим, что впоследствии вы можете переместить любой календарь из одной группы в другую.

Чтобы сформировать группу календарей, выполните в окне списка (см. рис. 2.18) команду Все действия → Создать группу или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>. Также можно воспользоваться кнопкой инструментальной панели Создать новую группу (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Создание группы календарей