· крупные и важные задачи – в приказном порядке, лучше – в письменном виде;

· новые и сложные задачи – пятиступенчатым методом:

· мотивируйте сотрудник а;

· объясните задачу;

· расскажите (покажите), как делать;

· скажите о способах контроля, коррекции и оценки;

· установите сроки и делегируйте;

· заблаговременно, сразу после составления плана;

· объясняя смысл и значение задачи;

· объясняя всю задачу целиком, а не частями;

· объясняя, идет ли речь об отдельном случае или о постоянном выполнении данной задачи;

· поручая однородные задачи одному и тому же сотруднику;

· не поручая одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом (если нет политической цели);

· с передачей полной инструкции, как это выполнить;

· предоставляя сотруднику возможность повышения квалификации;

· обеспечивая сотруднику доступ к необходимой информации;

· избегая слишком частого контроля, чтобы не перечеркивать делегирование;

· не забывая советовать и рекомендовать при необходимости;

· требуя отчеты о проделанной работе;

· контролируя конечные результаты;

· хваля за успехи, критикуя за ошибки.

Формирование навыка самоменеджмента и делегирования

Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).

Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).

Организация рабочего дня

Начало дня:

· позитивное настроение утром;

· на работу – без спешки;

· начало работы в одно и то же время (если рабочий день начинается в 9:00, лучше прийти на работу в 8:50);

· перед началом рабочего просмотреть план, составленный накануне;

· начинать с важных дел – без раскачки;

· делегировать;

· согласовать свои дела с секретарем, подчиненными, коллегами;

· не забывать про важные дела, чтобы их не поглотили мелкие.

Основная часть дня:

· хорошо подготавливать свои дела;

· установить реальные сроки и удобное время;

· доводить начатые дела до конца;

· избегать незапланированных, импульсивных действий;

· соблюдать размеренный темп;

· завершить начатое дело, чтобы не адаптироваться к нему вновь;

· использовать время без помех – «закрытый час» (в спокойные периоды делайте важные дела, в суматошные – мелкие дела);

· обязательно иметь обеденный перерыв;

· контролировать время и планы в течение дня.

Завершение дня:

· закончить несделанное;

· контроль результатов дня;

· проконтролировать делегированные дела;

· составить план на следующий день;

· запланировать домашние дела и общение с близкими;

· домой – с хорошим настроением!

Перенос навыка самоменеджмента и делегирования в рабочий процесс происходит после завершения тренинга, на следующий день. Я всегда рекомендую брать на работу учебную тетрадь, в которой были сделаны записи и пометки на тренинге по тайм-менеджменту. В этом смысле учебная тетрадь выступает «якорем» для памяти слушателя.