Но тут нужно четко усвоить один важный момент. Если документ сканировать как есть, без обработки, то он получается в виде графического файла – то есть обычной картинки. Хранить его в таком виде – крайне неудобно, потому что, во-первых, такой текст нельзя отредактировать, во-вторых, по нему нельзя ничего искать, и в-третьих, он получается огромных размеров.

Чтобы всего этого избежать, при сканировании документа проводится волшебная штука под названием OCR – оптическое распознавание текста (англ.
– optical character recognition). Работает она очень просто (то есть со стороны пользователя выглядит это всё очень просто). Сразу после сканирования текста специальная программа анализирует получившийся графический файлик и пытается там распознать буквы, цифры и символы. Если текст чёткий и нерукописный (пишущая машинка, компьютерная распечатка), то его, как правило, можно распознать почти со 100-процентной точностью и перевести в любой из стандартных текстовых форматов – да хоть в тот же Word. В случае, если в тексте встречаются картинки – иллюстрации, логотипы, ручные подписи, печати – то они так и остаются обычными картинками.

В результате получается обычный вордовский файл, с которым уже можно делать всё, что угодно: редактировать, печатать, менять в нем иллюстрации и так далее и тому подобное. Кроме того, и это очень важно, в нем можно производить поиск различных строк, что особенно актуально, когда нужно срочно найти необходимый документ по заданной строке среди десятков, сотен и тысяч файлов.

Современными программными средствами OCR производится практически автоматически. Дошло уже до того, что работников уже можно вообще не обучать технологиям сканирования и распознавания: они просто кладут листочек в сканер, нажимают на нём кнопочку, а он запускает специальную программу сканирования-распознавания (в России для этих целей в основном используют систему Fine Reader, хотя существуют и другие программы, решающие подобные задачи), которая сканирует и распознает текст. Пользователю при этом остается только дать имя своей боли – то есть имя получившемуся файлу Word, - и указать, в какую папку на сервере поместить этот документ. Уверяю тебя, это вполне по силам даже секретарше-блондинке с огромными сис… систематическими знаниями. Хотя чтобы система была логичной, дай команду админу научить всех давать файлам значимые имена. Искать что-то в папке со сто сорока файлами doc1.doc открывая их подряд, так у секретарши и на тебя времени не хватит.

Что с безопасностью? Всё то же! Отсканированные документы, если их содержимое не должно быть доступно посторонним, сохраняются на секретном PGP-диске. При этом если оригинал по каким причинам обязательно нужно сохранить, он отправляется в соответствующий сейф. И тут всё очень логично: как только документ понадобится, его можно будет почти мгновенно найти на секретном диске. До секретного диска враги, как мы предполагаем, не доберутся. До сейфа, надеемся, тоже, потому что вон он какой здоровый, да ещё и снабжен шикарным замком!

Ну и кроме того, далеко не все документы нужно в обязательном порядке хранить. Вполне достаточно иметь их электронные копии…

Перед прочтением сжечь

Важный момент – грамотное уничтожение документов! Разорвать на две части и выбросить в корзину – на этом погорело много довольно крутых ребят, и я тебя уверяю, что они никак не ожидали такого вот конца… Подкупить уборщицу, чтобы она обрывки документов относила не на помойку, а в тёплые руки участливого молодого человека, который её ожидает с сумочкой и десятью долларами – проще простого, ты ведь ей не так много платишь, чтобы она грудью встала на сохранение хозяйских секретов.

Но не нужно больше платить уборщице – в конце концов, эта идиотка никогда не умела нормально убираться. Нужно заставить всех сотрудников правильно уничтожать документы. То есть с помощью шредера. Причем не простого шредера…

В дешевой забегаловке можно купить кусочек тухлого салмана за пять баксов и отравиться. Но ты же этого не делаешь, правильно? Ты покупаешь кусочек свежайшего салмана в ресторане за пятьдесят. Тогда почему ты покупаешь дешёвый шредер, лапшу из которого может соединить заново даже баба Дуся, вместо того чтобы заплатить на четыре куска салмана дороже и приобрести устройство, которое уничтожает бумаги в пыль?

Уже давно существуют специальные устройства для воспроизведения обратного процесса: подбора шредерной лапши и восстановления из неё исходных документов. Это уж не говоря о том, что крупнополосную лапшу из-под дешёвых китайских шредеров можно обратно превратить в документ даже без использования подобных мудрёных и дорогих устройств.

Поэтому шредер должен быть качественный. То есть не такой, который делает лапшу, а который измельчает бумагу в пыль! Ещё лучше – вариант, в котором полученная пыль ещё и сжигается! (Не волнуйся, там все сделано грамотно, никакой дымовухи в офисе не будет.)

Если душит жаба тратиться на дорогие шредеры для всех комнат офиса – приобрети несколько разных моделей по степени секретности. Самые дешёвые шредеры – для наименее опасных бумаг. Шредеры подороже – для более пикантных документов. А для тех бумаг, которые восстановить не должен никто ни под каким видом – измельчители-сжигатели!

И заставь всех сотрудников пользоваться шредерами! Убери все корзины для бумаг из-под столов! Поставь один-единственный мусорный ящик – для всего того, что не влезает в шредер. Но если в этом мусорном ящике обнаружится хоть один документ – тут же нужно поднять скандал, найти сотрудника, совершившего подобное святотатство, и поступить с ним по всей строгости революционного времени.

Экзекуция должна быть публичной – то есть чтобы все знали, на какую сумму сотрудник наказан. После этого все как миленькие будут бегать к шредеру, чтобы покормить несчастное голодное животное…

Перед отправкой уничтожить

При работе с текстовым редактором Word есть один момент, который многие не учитывают, в результате чего попадают в совершенно дурацкие, а иногда даже жуткие ситуации. Этот момент носит название «Исправления» (в английском варианте – tracking changes).